Introduksjon

Som romadministrator kan du legge til, endre og fjerne medlemmer i rommet, direkte fra medlemsoversikten i Administrasjon. Her kan du:

• se alle medlemmer i rommet, med rolle, grupper, kontaktinformasjon og status
• søke, sortere, filtrere og gruppere medlemslisten
• legge til nye medlemmer enkeltvis eller ved å lime inn data fra Excel
• endre et medlems rolle, grupper og andre opplysninger direkte i oversikten
• fjerne, invitere og eksportere medlemmer

Dersom et områdemedlem med oppgitt epostadresse finnes, blir områdemedlemmet opprettet som ny bruker i rommet.

Alle brukere som inviteres inn i et rom blir automatisk også medlemmer av rommets tilhørende arbeidsområde, i tillegg til (kunde-)området.

Nedenfor finner du en kort brukerguide for det du kan gjøre i medlemsoversikten.

Brukerguide

Finn medlemsoversikten

1. Logg inn i Interaxo Project.
2. Gå til rommet du vil administrere.
3. I menyen til venstre, under ROM, klikker du Medlemmer.

Du ser nå en liste over alle medlemmer i rommet.

Forstå medlemsoversikten

I listen ser du én rad per medlem, med kolonner som Fornavn, Etternavn, E-post, Rolle, Grupper, Telefon, Mobil, Firma, Status og Tittel.

• Rolle viser om medlemmet er Deltaker, Administrator eller Observatør.
• Grupper viser hvilke(n) gruppe(r) medlemmet tilhører.
• Status viser om medlemmet er Aktiv, Deaktivert, Invitert eller Ikke Invitert.

Du kan selv velge hvilke kolonner som vises (blant annet Distribusjonsgruppe, Arbeidsområde-administrator, Lagt Til, Lagt Til Av, Invitert Av) — se «Velg hvilke kolonner som vises» lenger ned.

Søk etter et medlem

1. Bruk søkefeltet (Søk) oppe til høyre i oversikten.
2. Skriv inn navn, e-postadresse eller annen tekst du vil søke etter.

Listen oppdateres fortløpende mens du skriver, og viser kun medlemmer som matcher.

Sorter listen

1. Klikk på en kolonneoverskrift, for eksempel Etternavn eller E-post.
2. Klikk igjen for å bytte mellom stigende og synkende rekkefølge.

Filtrer listen

Hver kolonneoverskrift har et eget filterikon (et trakt-symbol).

• Filtrer på status: klikk filterikonet på Status-kolonnen, og huk av for Aktiv, Deaktivert, Ikke Invitert og/eller Invitert. Klikk FILTRER for å bruke filteret, eller FJERN for å nullstille det.
• Filtrer på tekst (f.eks. Telefon eller Firma): skriv inn en verdi i feltet som vises, og klikk FILTRER.
• Fjern alle filtre: klikk Tøm filtre over oversikten.

Grupper listen

1. Klikk og hold på overskriften til kolonnen du vil gruppere etter, for eksempel Grupper eller Status.
2. Dra den opp til feltet det står «Dra en kolonneoverskrift hit for å gruppere».
3. Slipp. Listen deles nå inn i grupper, som du kan ekspandere eller kollapse ved å klikke pilen til venstre for gruppenavnet.

Velg hvilke kolonner som vises

1. Klikk kolonneikonet ved siden av «…»-menyen (til høyre for søkefeltet).
2. Huk av eller av kolonnene du ønsker å vise: Distribusjonsgruppe, Navn, Fornavn, Etternavn, E-post, Rolle, Grupper, Telefon, Mobil, Firma, Status, Tittel, Arbeidsområde-administrator, Lagt Til, Lagt Til Av, Invitert, Invitert Av.

Vil du gå tilbake til standardoppsettet? Klikk «…» → Gjenopprett standardvisning.

Legg til nye medlemmer

Klikk + Legg til oppe til høyre i oversikten.

Dette åpner vinduet Legg til medlem, med en tabell for Fornavn, Etternavn, E-post, Rolle, Grupper, Telefon, Mobil, Firma og Tittel (kolonner merket med * er obligatoriske — kun E-post er obligatorisk).

Du kan fylle ut vinduet på to måter:

Legge til medlemmer enkeltvis

1. Klikk + Legg til medlem oppe til høyre i vinduet.
2. Skriv inn navn eller e-postadresse i feltet som vises. Finner systemet en eksisterende bruker, foreslås denne i en liste du kan velge fra (viser navn, e-post og eventuell status som «Ikke akseptert»). Finnes ingen match, vises «Ingen treff», og du kan legge til den nye e-postadressen direkte.
3. En ny rad opprettes med e-posten forhåndsutfylt.
4. Fyll ut de øvrige feltene du ønsker (Fornavn, Etternavn, Rolle, Grupper, Telefon, Mobil, Firma, Tittel).
5. Gjenta for å legge til flere medlemmer én om gangen.

Lime inn data fra Excel

1. Kopier dataene i Excel i samme kolonnerekkefølge som tabellen: Fornavn, Etternavn, E-post, Rolle, Grupper, Telefon, Mobil, Firma, Tittel.
2. Lim inn i tabellen med Ctrl+V — eller dra og slipp utvalget/Excel-filen inn i vinduet.
3. Flere rader opprettes samtidig, én per rad du kopierte.

Tips: Den enkleste måten å sikre riktig kolonnerekkefølge og gyldige verdier på, er å:

1. Gå til «…» → Gjenopprett standardvisning, slik at du får standard kolonnesett i riktig rekkefølge.
2. Deretter «…» → Eksporter, for å laste ned en Excel-fil med de eksisterende medlemmene i rommet.
3. Bruk denne filen som mal: den har kolonnene i riktig rekkefølge, og viser i tillegg eksempler på gyldige verdier (blant annet ulike roller) som du kan gjenbruke eller kopiere fra når du fyller ut nye rader som skal limes inn.

Oppdatere eksisterende medlemmer via import 

Limer du inn data for en e-postadresse som allerede er medlem i rommet, oppdateres medlemmet i henhold til følgende regler (se også «Låste felt for aktive medlemmer» over):

1. Fornavn og etternavn skrives ikke over.
2. Rolle endres dersom angitt rolle er en annen enn den nåværende.
3. Firma overskrives.
4. E-post kan ikke endres.
5. Telefon kan ikke endres.
6. Mobil overskrives.
7. Brukeren legges til i angitte grupper, dersom han/hun ikke allerede er medlem av disse.

Nyttig å vite:

• Rolle og Grupper fylles kun automatisk ut ved eksakt tekst-treff mot en eksisterende rolle/gruppe i rommet. Er det ikke treff, må du velge riktig verdi manuelt fra nedtrekkslisten.
• Telefon og Mobil valideres fortløpende — et ugyldig format markeres i rødt med feilmeldingen «Telefonnummeret er ugyldig», og må rettes før raden kan lagres.
• En rad markeres i rødt/rosa til alle obligatoriske felt er korrekt utfylt, og i grønt når raden er gyldig.

Send invitasjon 

Huk av Inviter medlemmer til rommet øverst i vinduet for å sende invitasjon på e-post til de nye medlemmene. La boksen stå uhuket for å legge dem til uten å sende invitasjon — de får da status Ikke Invitert (om de ikke er aktive i området fra før).

Endre rolle eller grupper direkte i oversikten

1. Klikk på Rolle-feltet for medlemmet, og velg ny rolle fra nedtrekkslisten (Deltaker, Administrator eller Observatør).
2. Klikk på Grupper-feltet for å legge til eller fjerne grupper.

Endringen lagres automatisk. Du får en kort bekreftelse nederst på skjermen («Romrolle ble oppdatert» eller «Gruppemedlemskap ble lagret»).

Endre et medlems øvrige opplysninger

1. Naviger til medlemsoversikten for det aktuelle rommet.
2. Klikk på menyikonet (tre prikker) til høyre for medlemmet.
3. Velg Rediger for å redigere feltene direkte, eller Vis profil for å se medlemmets fulle profil (medlemsstatus, sist aktiv, fakturerbar, språk, varslingsinnstillinger og rommedlemskap).
4. Endre ønskede felt.
5. Klikk Oppdater (i redigeringsvinduet, med tittel «Editer medlem») eller Lagre (på profilsiden).

Hvilke felt du som romadministrator kan endre, avhenger av medlemmets status:

• Medlem som ikke har akseptert invitasjonen (ny bruker): du kan endre alle felt, inkludert Fornavn, Etternavn, E-post og Telefon.
• Aktivt medlem: du kan endre alt unntatt Fornavn, Etternavn, E-post og Telefon — disse fire feltene låses så snart medlemmet har akseptert og blitt aktivt.
  • E-post for et aktivt medlem kan kun endres av medlemmet selv, eller av Tribia, ikke av romadministrator.

Fjern medlemmer

1. Naviger til medlemsoversikten for det aktuelle rommet.
2. Marker de medlemmene som skal fjernes.
3. Klikk Fjern-knappen (vises så snart ett eller flere medlemmer er markert).
4. Bekreft for å fjerne dem fra rommet.

Du kan også fjerne ett enkelt medlem via menyikonet (tre prikker) → Fjern, eller inne i redigeringsvinduet via knappen Fjern medlem.

Inviter medlemmer

1. Naviger til medlemsoversikten for det aktuelle rommet.
2. Marker de medlemmene du vil invitere.
3. Klikk Mer → Inviter.

Du får en bekreftelse nederst på skjermen: «Invitasjon(er) ble sendt».

Merk: er kun ett medlem markert, viser Mer-menyen også Rediger og Vis profil. Er flere medlemmer markert, viser menyen kun Inviter.

Eksporter medlemmer

1. Naviger til medlemsoversikten for det aktuelle rommet.
2. Marker de medlemmene du vil eksportere (marker du ingen, eksporteres alle synlige/filtrerte rader). Du kan også filtrere eller gruppere først, og deretter markere alle innenfor filteret.
3. Klikk «…»-menyen og velg Eksporter.

Filen lastes ned som en Excel-fil (.xlsx), og følger prinsippet «what you see is what you get»: eksporten inneholder de kolonnene som er synlige i visningen din når du eksporterer. 

Administrere roller 

Romadministrator kan endre et medlems rolle direkte i medlemsoversikten:

• Klikk i Rolle-kolonnen for det aktuelle medlemmet
• Velg ny rolle (Deltaker, Administrator eller Observatør) fra nedtrekkslisten