Innledning
I Interaxo kan du generere dokumentnumre for innhold som har behov for en unik, egendefinert nummerering. Dette kan gjelde tegninger, avviks- og endringsmeldinger, referater, rapporter osv. I mappen listes dokumentnummerfeltet opp som Dokument-ID.
Du bestemmer selv antall ledd, samt hvilke informasjonselementer som kombinert skal utgjøre Dokument-ID-feltet. De enkelte leddene bør for lesbarhetens skyld ha skilletegn. Et sekvensnummer kan legges til som siste ledd, og du bestemmer selv hvor mange sifre dette skal bestå av.
Nummergenerator benyttes i aktive mapper, og må aktiveres for den enkelte mappe. Dette gjøres ved å
- åpne Innstillinger for mappen
- aktivere Nummergenerator på Generelt -fliken og
- konfigurere oppsettet på Nummergenerator-fliken
(denne fliken er kun tilgjengelig dersom funksjonaliteten er aktivert)
Konfigurering
Nummergenerator kan settes opp på én av tre måter:
- Automatisk
Sekvensnummeret genereres automatisk.
Basert på valgt kombinasjon for Dokument-ID-feltet, finner Interaxo selv neste ledige sekvensnummer for den aktuelle kombinasjonen. - Manuell (Dokument-ID låses ikke)
Sekvensnummeret velges av brukeren og duplikate verdier tillates. - Manuell (Dokument-ID låses)
Sekvensnummeret velges av brukeren, men duplikate verdier tillates ikke.
Følgende innstillinger må gjøres:
- Låsenivå
For variantene Automatisk og Manuell (Dokument-ID låses) må du definere på hvilket nivå dokumentnummeret skal låses:
- Område
Dette er standardvalget. Låsing på dette nivået gjør dokumentnummeret unikt innenfor hele området. - Rom
Dokumentnummeret er unikt innenfor rommet den aktive mappen tilhører.
- Område
- Sekvensnummer
Velg ett av følgende 3 alternativer:
- Ikke bruk sekvensnummer
Kun valgbart for variant Manuell (Dokument-ID låses ikke). Gir mulighet for å generere dokumentnumre uten sekvensnummer. - Bruk bare sekvensnummer
For variant Automatisk er denne alltid valgt, og kan velges for begge variantene av Manuell.
Gir mulighet for å generere dokumentnumre med sekvensnummer.
Antall siffer i sekvensnummeret må velges. - Bruk både sekvens- og subsekvensnummer
Kan velges for begge variantene av Manuell.
Gir mulighet for å generere dokumentnumre med både sekvensnummer og subsekvensnummer.
Både Antall siffer i sekvensnummeret og Antall siffer i subsekvensnummeret må velges.
- Ikke bruk sekvensnummer
- Dokument-ID
Definer hvilke felter de enkelte leddene i dokumentnummeret skal bestå av. Disse må være av typen Valgliste. Alle feltene må være obligatoriske og skrivebeskyttet.
Gyldige skilletegn er bindestrek (-) og understreking (_). Klikk på bindestrek eller understreking etterfulgt av ENTER for å inkludere skilletegn i oppbygningen av dokumentnummeret.
Eksempel
Du ønsker å definere et dokumentnummer bygd opp på denne måten:
prosjektnummer |
kontraktsnummer |
dokumenttype |
sekvensnummer |
Når en ny oppføring opprettes vil Dokument-ID-feltet f.eks. bli tilordnet dette dokumentnummeret:
10000-K10-AV_0011, der
- 10000 representerer prosjektnummeret
- K10 representerer kontraktsnummeret
- AV f.eks. står for dokumenttypen Avvik og
- 0011 er det genererte sekvensnummeret i akkurat denne feltkombinasjonen, og hvor
- både bindestrek og understreking er benyttet som skilletegn
Bruk av kodemanualer
I aktive mapper er det mulig å definere Valglistefelter som består av koder med tilhørende beskrivelser (kodemanual). Når en ny oppføring opprettes, vises både kode og beskrivelse, men kun koden benyttes i dokumentnummeret. Kodemanualer kan importere fra Excel ved hjelp av dra-og-slipp. Se egen hjelpeartikkel for konfigurering av Valglister.
Kommentarer
0 kommentarer
Artikkelen er stengt for kommentarer.