Innledning

Å produsere rapporter har nå blitt mye enklere og mer effektivt. Ved å opprette en filmal med bokmerker som tilsvarer feltnavnene i den aktive mappen, kan systemet automatisk erstatte bokmerkene i malfilen med verdier fra oppføringen.

Den eneste filtypen som foreløpig støttes er Open office Word (docx).

Funksjonalitet

Opprett en ny rapport ved å flette metadata til en filmal ved å utføre følgende steg:

1. Opprett en filmal i Word
2. Legg til bokmerker i malen
3. Last opp malen til filmalområdet i Interaxo Admin
4. I Interaxo-klienten, naviger til den aktuelle oppføringen
5. Klikk på Ny... > Fil fra mal
6. Velg filmal
7. Oppgi nytt filnavn på rapporten 
8. Kryss av for Kopier metadata fra oppføringen til malen og
9. Klikk på Ok-knappen
10. Verifiser at den nye rapporten er opprettet som et vedlegg til oppføringen
11. Rediger rapporten om nødvendig
12. Send ev. et varsel til berørte brukere
    
    

Bokmerker

Systemfelter

Følgende, generelle metadatafelter kan benyttes som bokmerker:

• CreatedBy
• Created
• ChangedBy
• Changed
• CurrentDate
• CurrentUser
• Owner
• RoomShortname
• RoomTitle
• RoomDescription
• CommunityId
• CommunityName
• CommunityProject

Egendefinerte felter

Åpne den aktive mappen. Kolonneoverskriftene i oppføringslisten representerer tilgjengelige metadatafelter.

Hovedregelen for konvertering fra navn på egendefinert metadatafelt til bokmerke er enkel: Bruk samme navn, men fjern alle tegn som ikke er alfanumeriske, som f.eks. punktum ("."), blank (""), bindestrek ("-") og andre spesialtegn.
NB: Norske bokstaver i navnet på egendefinerte felter støttes.

Eksempel: Hvis du har et egendefinert felt som heter "Tel. No." i mappedefinisjonen, må tilsvarende bokmerke hete "TelNo". 

Oppretting og editering av bokmerker i malen

Word-mal

Bokmerker opprettes i Word-malen ved å utføre følgende steg:

• plasser markøren der du vil at bokmerket skal stå
• Velg Sett inn > Hurtigdeler > Felt...
• Velg Utskriftsfletting fra nedtrekksfeltet Kategorier
• Velg MergeField fra listen under Feltnavn 
• I Feltnavn-feltet under Feltegenskaper, skriv inn et $-tegn etterfulgt av navnet på ønsket felt innenfor klammeparentes, f.eks. ${TelNo}
• Klikk på OK -knappen for å legge til bokmerket i maldokumentet

Bokmerker kan endres i Word-malen ved å utføre følgende steg:

• Marker bokmerket du ønsker å endre på
• Høyreklikk og velg Aktiver/Deaktiver feltkoder
• Endre navnet på bokmerket
  Eksempel:  { MERGEFIELD  ${Endre dette}  \* MERGEFORMAT }
• Høyreklikk igjen og velg Oppdater felt
• Lagre filmalen og last denne opp på nytt under Filmaler i Administrasjonsklienten

NB: Avvik mellom ulike versjoner av MS Word kan forekomme.