Inledning

Att producera rapporter och andra dokument har nu blivit mycket enklare och effektivare. Genom att skapa en filmall med bokmärken som motsvarar fältnamnen i den aktiva mappen, kan systemet automatiskt ersätta bokmärkena i filmallen med värden från den valda posten. Detta kallas också koppling av metadata.

Den enda filtyp som för närvarande stöds är Open office Word (docx).

Skapa en filmall

1. Skapa ett dokument i Word

2. Placera markören där du vill att bokmärket ska stå

3. Välj Infoga > Snabbdelar > Fält...

4. Välj Koppla dokument i listrutan Kategorier

5. Välj MergeField i listan under Fältnamn

6. I fältet Fältnamn under Fältegenskaper skriver du ett $-tecken följt av namnet på önskat fält inuti klammerparentes, t.ex. ${TelNo}

7. Klicka på knappen OK för att lägga till bokmärket i filmallen

Obs: Huvudregeln för att namnge bokmärken är helt enkelt att använda samma namn men ta bort alla icke-alfanumeriska tecken som punkt ("."), tom (" "), bindestreck ("-") och andra specialtecken. Svenska bokstäver i namnet för anpassade fält stöds.

• Exempel: Om du har ett anpassat fält som heter "Tel. No." i mappdefinitionen, måste motsvarande bokmärke ges namnet "TelNo".

Systemfält som skapas automatisk, till exempel «Ägare», «Skapad» eller «Skapad av», kan matas in i mallfilen med hjälp av följande allmänna metadatafält på engelska:

• CreatedBy
• Created
• ChangedBy
• Changed
• CurrentDate
• CurrentUser
• Owner
• RoomShortname
• RoomTitle
• RoomDescription
• CommunityId
• CommunityName
• CommunityProject

Ladda upp filmallen til Interaxo Project

1. Ladda upp filmallen du har skapat till filmallområdet i Interaxo Project Admin
2. I Interaxo Project, skapa en uppføring som skal kopplas med filmallen din

Obs: Skapa uppføringen och spara innan du ladder upp filmallen som ett vedlegg til uppføringen

3. Navigera till den önskad post i Interaxo Project-klienten
4. Klicka på knappen Ny ...> Fil från mall
5. Välj filmall
6. Ange ett (nytt) filnamn för rapporten
7. Markera Kopiera metadata från posten till mallen i kryssrutan
8. Klicka på knappen OK
9. Kontrollera att den nya rapporten skapades som en bilaga till den valda posten
   
   

Endre bokmerker i malen

1. Välj det bokmärke du vill ändra
2. Högerklicka och välj Aktivera / inaktivera fältkoder
3. Byt namn på bokmärket

• Exempel: { MERGEFIELD  ${Ändra detta}  \* MERGEFORMAT }

4. Högerklicka igen och välj Uppdatera fält
5. Spara filen och ladda upp den igen under Filmallar i Administrationsklienten

Obs: Avvikelser mellan olika versioner av MS Word kan förekomma