Inledning

Att producera rapporter har nu blivit mycket enklare och effektivare. Genom att skapa en filmall med bokmärken som motsvarar fältnamnen i den aktiva mappen, kan systemet automatiskt ersätta bokmärkena i filmallen med värden från den valda posten.

Den enda filtyp som för närvarande stöds är Open office Word (docx).

Funktionalitet

Skapa en ny rapport genom att utföra följande steg:

1. Skapa en filmall i Word
2. Lägg till bokmärken i mallen och spara
3. Ladda upp mallen till filmallområdet i Interaxo Admin
4. Navigera till den önskad post i Interaxo-klienten
5. Klicka på knappen Ny ...> Fil från mall
6. Välj filmall
7. Ange ett (nytt) filnamn för rapporten
8. Markera Kopiera metadata från posten till mallen i kryssrutan
9. Klicka på knappen OK
10. Kontrollera att den nya rapporten skapades som en bilaga till den valda posten
11. Redigera rapporten om det behövs
12. Skicka ev. ett meddelande till berörda användare
    
    

Bokmärken

Systemfält

Följande allmänna metadatafält kan användas som bokmärken:

• CreatedBy
• Created
• ChangedBy
• Changed
• CurrentDate
• CurrentUser
• Owner
• RoomShortname
• RoomTitle
• RoomDescription
• CommunityId
• CommunityName
• CommunityProject

Anpassade fält

Öppna den aktiva mappen. Kolumnrubrikerna representerar tillgängliga metadatafält. Huvudregeln för att namnge bokmärken är helt enkelt att använda samma namn men ta bort alla icke-alfanumeriska tecken som punkt ("."), tom (" "), bindestreck ("-") och andra specialtecken.
OBS: Svenska bokstäver i namnet för anpassade fält stöds.

Exempel: Om du har ett anpassat fält som heter "Tel. No." i mappdefinitionen, måste motsvarande bokmärke ges namnet "TelNo".

Skapa bokmärken i mallen

Word-mall

Bokmärken skapas i Word-mallen genom att utföra följande steg:

• placera markören där du vill att bokmärket ska stå
• Välj Infoga > Snabbdelar > Fält...
• Välj Koppla dokument i listrutan Kategorier
• Välj MergeField i listan under Fältnamn
• I fältet Fältnamn under Fältegenskaper skriver du ett $-tecken följt av namnet på önskat fält inuti klammerparentes, t.ex. ${TelNo}
• Klicka på knappen OK för att lägga till bokmärket i filmallen

Bokmärken kan ändras i Word-mallen genom att utföra följande steg:

• Välj det bokmärke du vill ändra
• Högerklicka och välj Aktivera / inaktivera fältkoder
• Byt namn på bokmärket
  Exempel: {MERGEFIELD $ {Ändra detta} \ * MERGEFORMAT}
• Högerklicka igen och välj Uppdatera fält
• Spara filen och ladda upp den igen under Filmallar i Administrationsklienten

Obs: Avvikelser mellan olika versioner av MS Word kan förekomma