Denne artikkelen beskriver hvordan du arbeider i skjemaene for dokumentasjon og inspeksjon:

1. Bruk av dokumentasjonsskjema

1.1 Finne og åpne dokumentasjonsskjema

1.2 Forstå feltene i dokumentasjonsskjemaet

1.3 Redigere en eksisterende dokumentasjonsregistrering

1.4 Knytte dokumentasjon til modell eller kart, vedlegg og kommentarer

1.5 Felt–typer og validering i dokumentasjonsskjema

1.6 Typiske måter å bruke dokumentasjonsskjema på

2. Bruk av inspeksjonsskjema

2.1 Finne og åpne inspeksjonsskjema

2.2 Forstå feltene i inspeksjonenskjema

2.3 Jobbe med sjekkpunkter (Checkpoints)

2.4 Registreringer i en inspeksjon

2.5 Lokasjon, vedlegg og kommentarer i inspeksjoner

2.6 Felt–typer og validering i inspeksjonsskjema

2.7 Typiske måter å bruke inspeksjonsskjema på

3. Kort oppsummert – når bruker du hva?
 

1. Bruk av dokumentasjonsskjema

Dokumentasjonsskjemaet brukes når du vil registrere enkeltobservasjoner  – som ikke nødvendigvis inngår i en bestemt inspeksjon.

1.1 Finne og åpne dokumentasjonsskjema

1. Gå til menyen til venstre.
2. Under Registreringstyper klikker du på Dokumentasjon.
3. Velg ønsket registrasjonstype, for eksempel:
   • Generell Dokumentasjon
   • Sikkerhet Dokumentasjon
   • Kvalitet Dokumentasjon
   • Andre typer som er satt opp i ditt prosjekt. 
4. Du får nå opp en liste over registreringer.
   • Klikk på en rad for å åpne en side meny for en oppsummering av en registrering.
   • Trykk på åpne oppføring for å få en detaljert visning av registreringen.
      
5. Hvis du har rettigheter til å opprette en ny registrering, vil det vises en knapp for dette rett over listevisningen. 

Når du har åpnet en registrering, ser du:

• Egenskaper i hovedområdet.
• Lokasjonsvisning til høyre, med faner for:
  • Lokasjon – Modell- eller kartplassering av registreringen.
  • Vedlegg – Filer og bilder.
  • Kommnetarer – Dialog rundt registreringen.

1.2 Forstå feltene i dokumentasjonsskjemaet

Et typisk dokumentasjonsskjema kan inneholde en beskrivelse, kategori eller annen informasjon. Det er denne informasjonen som fylles ut ute på felt og skal gi deg denn fulle konteksten til hva du observerer. Hvilke informasjon som skal hentes inn er kundebestemt, så valgene vil variere. 

Vi anbefaler følgende oppsett for best mulig deling av informasjon:

• Beskrivelse
  Kort beskrivelse av observasjonen. Dette er vanligvis et påkrevd felt som bør være med.
• Kategori
  Kategori for observasjonen, valgt fra en nedtrekksliste (for eksempel fagområde, type feil, osv.).
  Fin måte i etterkant å guppere, sortere eller filtrere på i etterkant. 
• Risiko/Prioritet
  Angir hvor kritisk eller tidskritisk observasjonen er. Fin måte å planlegge arbeidet sitt.

Systemet fyller også automatisk inn:

• Opprettet / Laget av – Når og av hvem registreringen ble opprettet.
• Endret / Endret av – Siste endringstidspunkt og avsender.

Disse systemfeltene brukes til sporing, og kan ikke redigeres.
 

1.3 Redigere en eksisterende dokumentasjonsregistrering

1. Åpne registreringen som beskrevet i 1.1 Finne og åpne dokumentasjonsskjema.
2. Klikk Redigere øverst ved Egenskaper–panelet.
3. Oppdater de feltene du har behov for.
4. Lagre endringene.

Hvis enkelte felt er obligatoriske, vil systemet be deg fylle dem ut før du kan lagre.

1.4 Knytte dokumentasjon til modell eller kart, vedlegg og kommentarer

• Lokasjon
  Når du står i registreringen kan du tilknytte en plassering i 3D - modellen eller på kartet
  • I begge tilfeller kan du trykke på "Vis plassering" for å åpne lokasjonsvisningen
  • Naviger til riktig område i modellen og velg et objekt eller naviger i kartet før du trykker på et punkt.
  • Bekreft plassering ved å trykke på "Velg plassering". Et skjermbilde blir tatt og vises i registreringen.
  • For å endre plassering kan du igjen trykke "Vis plasser", velge nytt objekt og bekrefte endring ved å gjennomføre samme arbeidsflyt.
     
• Vedlegg
  • Gå til fanen Vedlegg.
  • Last opp bilder, rapporter eller annen dokumentasjon som støtter registreringen.
  • Du kan også se på eksisterende dokumentasjon, Laste ned, eller settes som hoveddokument.
     
• Kommentarer
  • Bruk fanen Kommentare for å stille spørsmål, gi statusoppdateringer eller loggføre dialog knyttet til registreringen.
     

1.5 Felt–typer og validering i dokumentasjonsskjema

Som bruker møter du hovedsakelig tre typer felt:

• Tekstfelt – Fritekst, ofte påkrevd for beskrivelsen.
• Valgfelter (nedtrekk) – Sikrer at alle bruker samme begreper for kategori, prioritet osv.
• Datofelter – Når en dokumentasjon ble opprettet / endret. 

Validering betyr at systemet sjekker at:

• Påkrevde felt er fylt ut (f.eks. beskrivelse, kategori).
• Verdier er gyldige (for eksempel at du velger en gyldig kategori).

Hvis noe mangler, vil du få beskjed når du prøver å lagre, og de aktuelle feltene markeres.

1.6 Typiske måter å bruke dokumentasjonsskjema på

• Registrere avvik eller feil fortløpende på byggeplassen.
• Loggføre hendelser (HMS, kvalitet).
• Dokumentere utført arbeid, med vedlegg og posisjon i modell eller på kart.

2. Bruk av inspeksjonsskjema

Inspeksjonsskjemaet brukes når du skal gjennomføre en strukturert inspeksjon med flere sjekkpunkter – for eksempel en fasadekontroll, tilstandsvurdering eller overtakelsesbefaring.

En inspeksjon består av:

• Overordnet inspeksjonsinformasjon (Egenskaper)
• En liste med Sjekkpunkter (Checkpoints)
• Konkrete registreringer (funn/observasjoner) knyttet til sjekkpunktene

2.1 Finne og åpne inspeksjonsskjema

1. Gå til menyen til venstre.
2. Under Registreringstyper klikker du på Inspeksjon.
3. Velg ønsket inspeksjonstype, for eksempel Inspection.
4. Du får nå opp en liste over inspeksjoner.
   1. Klikk på en rad for å åpne en side meny for en oppsummering av en inspeksjonen.
   2. Trykk på åpne oppføring for å få en detaljert visning av inspeksjonen.

Når en inspeksjon er åpnet, ser du:

• Egneskaper øverst – Informasjon om selve inspeksjonen.
• Sjekkpunkter – Liste over sjekkpunkter og status for hvert enkelt sjekkpunkt.
• Registreringer – alle funn/registreringer som er gjort i denne inspeksjonen.
• Til høyre: Faner for visning av Lokasjon, vedlegg og kommentarer.

2.2 Forstå feltene i inspeksjonenskjema

I Egenskaper–delen ser du generell informasjon om inspeksjonen. Denne delen skal gi den fulle konteksten til hva inspeksjonen handler om, hvem som deltar og annen informasjon som er viktig for dere som kunder å samle inn. Disse verdiene kan derfor variere fra prosjekt til prosjekt, kunde for kunde.

Typisk oppsett så anbefaler vi:

• Prosjekt navn – Navn på inspeksjonen eller prosjektet. (Kan utgå hvis et arbeidsområde er et prosjekt)
• Adresse – Hvor inspeksjonen gjennomføres. (Kan utgå hvis et arbeidsområde er et prosjekt)
• Inspeksjonsdato – Dato for inspeksjonen. Bra hjelpemiddel om man planlegger frem i tid.
• Deltakere – Hvem som deltar.

Systemet fyller også automatisk inn:

• Opprettet / Laget av – Når og av hvem registreringen ble opprettet.
• Endret / Endret av – Siste endringstidspunkt og avsender.

Disse systemfeltene brukes til sporing, og kan ikke redigeres.

Endre inspeksjonsinformasjon

1. Klikk Redigere - knappen over feltene for egenskaper.
2. Juster feltene (for eksempel ny dato, oppdatert deltakerliste, flere referanser).
3. Lagre.

2.3 Jobbe med sjekkpunkter (Checkpoints)

Seksjonen Sjekkpunkter viser alle kontrollpunktene som er satt opp for denne inspeksjonstypen. Eksempler:

• Overall Material Condition
• Discoloration
• Cracks or Deformation
• Surface Damage
• Sealant Condition
• Windows, Doors, Flashings, osv.

Sjekkpunktene kontrolleres og fylles ut som en del av inspeksjonen som skjer ute på byggeplassen gjennom Interaxo Capture, men kan også jobbes med her. Som bruker kan du:

• Gå gjennom listen og markere hvilke sjekkpunkter du har kontrollert som godkjent.
• Se om det finnes registreringer tilknyttet et eller flere av sjekkpunktene. Sjekkpunkter som har registreringer tilknyttet seg vil ha en henvisning om antall registreringer på høyre siden av sjekkpunkten.

Sjekkpunktene hjelper deg å sikre at alle relevante deler av objektet/bygget er gjennomgått.

2.4 Registreringer i en inspeksjon

Nederst i inspeksjonsvisningen finner du seksjonen Registreringer. Her listes alle observasjonen du har registrert under inspeksjonen, for eksempel. For hver registrering kan du klikke deg inn og se beskrivelser, åpne vedlegg og se plassering i modellen.
 

2.5 Lokasjon, vedlegg og kommentarer i inspeksjoner

Akkurat som i dokumentasjonsskjemaer kan du bruke sidepanelet til høyre:

• Lokasjon
  • Vieweren viser plasseringen for alle registreringer som er tilknyttet inspeksjonen.
  • Bytt mellom Modell og Kart
  • Naviger til riktig del av modellen eller karet mens du går gjennom sjekkpunkter og registreringer.
  • Når du er inne på hver enkel registrering, kan du se plasseringen og eventuelt oppdatere den.
     
• Vedlegg
  • Last opp bilder som er relevant for inspeksjonen. Evt. rapporter eller andre relevante filer.
• Kommentarer
  • Føre dialog om funnene – for eksempel faglige avklaringer eller beslutninger om videre tiltak.

Dette gjør det enkelt å se både hva som er funnet og hvor i bygget det er funnet.
 

2.6 Felt–typer og validering i inspeksjonsskjema

Som bruker møter du flere av de samme felttypene som i dokumentasjonsskjema, men anvendt på to nivåer – inspeksjonen som helhet og de enkelte registreringene:

• Tekstfelt og datoer – for inspeksjonsinfo (navn, dato, referanser).
• Valgfelter – for status, type inspeksjon, eventuelle klassifiseringer.
• Sjekkpunkter – ofte organisert som en liste der du kan huke av, åpne eller opprette registreringer.

Validering kan være:

• At inspeksjonsdato må være satt.
• At visse nøkkelfelt må være fylt ut før inspeksjonen kan anses som ferdig.
• At enkelte sjekkpunkter må være behandlet (avhuket/registrert).

Hvis noe mangler, vil du merke det når du forsøker å lagre eller fullføre, ved at systemet markerer feltene som må justeres.

2.7 Typiske måter å bruke inspeksjonsskjema på

• Planlagte tilstandskontroller av bygg, fasader, tak osv.
• Overtakelsesbefaring ved ferdigstillelse.
• Periodiske kontroller (for eksempel årlige inspeksjoner).
• HMS–runder med faste sjekkpunkter per område.

3. Kort oppsummert – når bruker du hva?

• Dokumentasjonsskjema
  • Når du vil registrere enkeltstående observasjoner eller avvik.
  • Fokuserer på beskrivelse, kategori, risiko, ansvarlig og status.
• Inspeksjonsskjema
  • Når du skal gjennomføre en hel inspeksjon med mange sjekkpunkter.
  • Samler inspeksjonsinformasjon, sjekkpunkter og alle tilhørende registreringer på ett sted.

I begge tilfeller arbeider du i skjemaer som allerede er satt opp for prosjektet ditt. Oppgaven din som bruker er å:

1. Finne riktig skjema (dokumentasjon eller inspeksjon).
2. Fylle ut og oppdatere feltene på en strukturert måte.
3. Bruke modell, vedlegg og kommentarer for å gi komplett og sporbar informasjon.