Interne kommentarer

For kunder som jobber med prosesser i prosjekter som inkluderer både interne og eksterne medlemmer er interne kommentarer en flott ny måte å beholde all kommunikasjon i tilknytning til saken inne på samme oppføring. I stedet for å ta notater andre steder og sende epost frem og tilbake innad i den interne gruppa for å forhindre at informasjonen er tilgjengelig for alle, så kan du nå benytte deg av interne kommentarer som kun et bestemt utvalg av medlemmer har tilgang til å skrive og lese.

Som et eksempel vil varsel om endringer alltid kreve en intern dialog for å komme frem til en beslutning om endringen godtas eller ikke og det vil alltid være en diskusjon om pris som er sensitiv informasjon. Denne dialogen ønsker man ikke at den utførende part skal ha tilgang til og istedenfor å sende e-post frem og tilbake eller ta diskusjon andre steder vil interne kommentarer nå løse denne utfordringen. Du vil effektivisere kommunikasjonsveiene og få bedre kontroll og oversikt når all kommunikasjon er samlet ett sted.

Tilgang til Interne kommentarer setter du opp en gang per rom og de medlemmene som har fått tilgang vil ha tilgang i alle aktive mapper og aktive mapper med arbeidsflyt i det spesifikke rommet. Tilgangen setter du opp under innstillinger for rommet i administrasjonsklienten:

I kommentarfeltet vil du deretter ha mulighet til å skrive en normal kommentar tilgjengelig for alle, men du kan også bytte visning til Interne kommentarer ved å klikke på «Bytt til interne kommentarer». For å gjøre det ekstra tydelig for deg som bruker har vi benyttet oss av en gul bakgrunnsfarge både der du skriver kommentaren og på selve kommentaren når den er lagret. Vi har også lagt inn i ledeteksten at det er Interne kommentarer du nå velger å skrive inn.

Du kan på samme måte som for kommentarer generelt velge å legge til ett eller flere bilder i den interne kommentaren og du kan velge å varsle noen ved å bruke funksjonen «@» og navnet på vedkommende. Du vil kun få mulighet til å varsle de medlemmene som er definert med tilgang til interne kommentarer på rom innstillinger.

Etter at du har lagret kommentaren vises det også teksten «Intern kommentar» foran dato og tidspunkt for kommentaren. Velg «Bytt til kommentar» hvis du ønsker å gå tilbake til kommentarfeltet tilgjengelig for alle. 

Interne kommentarer er først og fremst laget for at du skal kunne samle all diskusjon og avklaringer rundt en sak på samme sted uten at alle skal ha tilgang til dette. Interne kommentarer blir derfor ikke lagret i loggen. Det er heller ikke mulighet i dag for å skrive ut interne kommentarer til PDF eller CSV når du velger eksport. Derimot vil antall kommentarer i kolonnen i listevisning vise totalt antall kommentarer for alle medlemmer. Er det en kommentar + en intern kommentar på oppføringen vil antall 2 vises i ikonet som på bildet under.