Den här guiden visar hur du som administratör anpassar Capture-processer i Administration i Interaxo. Alla Capture-processer anpassas på samma sätt. Vissa funktioner finns bara för vissa processtyper, vilket anges i början av det aktuella avsnittet. Alla börjar med en standardmall från Tribia, som ni sedan anpassar med egna namn, fält och värden.

Förutsättningar:

• Capture måste vara aktiverat i ditt område av Tribia.
• Ett Capture-rum måste vara konfigurerat och kopplat till ett arbetsområde.
• När ett rum har angetts som Capture-rum döljs det för vanliga användare i Interaxo Project. Rummet kan endast öppnas via Arbetsområden och rum i Administration, och endast Inställningar, Medlemmar och Grupper kan ändras på rumsnivå.

Följande gås igenom:

1. Hitta Capture-processen i Interaxo Bibliotek
2. Allmänt
3. Fält
   1. Fält från mallen och egna fält
   2. Tidsfrist, Ansvarig och Slutförd
4. Arbetsflöde
   1. Steg i arbetsflödet
   2. Styra vilka steg en registrering kan flyttas till
   3. Inställningar för ett steg
   4. Dokumentation
5. Registreringar i en inspektion
6. Åtkomsträttigheter

1.0 Hitta Capture-processen i Interaxo Bibliotek

1. Logga in i Interaxo.
2. Välj rätt område i toppmenyn.
3. Klicka på Administration i toppmenyn.
4. I menyn till vänster, under området, klickar du på Interaxo Bibliotek.
5. Hitta den Capture-processmall som du vill arbeta med.
6. Klicka på namnet eller öppna menyn med tre punkter och välj Visa mallanvändning.
7. Hitta processen som finns i ert Capture-rum i listan.
8. Klicka på Redigera process.

Du är nu inne i konfigurationen för Capture-processen.
 

Obs! Ett projekt kan bara ha en instans av varje process.

2.0 Allmänt

På fliken Allmänt bestämmer du hur processen visas för användarna:

• Namn – Namnet på processen så som användarna ser det i rummet.
• Aktivera funktionalitet – Aktivera eller inaktivera Tilldela huvuddokument och Automatiskt post-ID.
• Instruktion – Text som förklarar hur processen ska användas.
• Instruktion för att skapa en post – Texten användaren ser när hen skapar en ny registrering.

3.0 Fält

På fliken Fält styr du vilken information användarna fyller i när de registrerar.
 

3.1 Fält från mallen och egna fält

Fält från mallen är märkta med IX-ikonen. Du öppnar inställningarna för ett fält med kugghjulet till höger. Här kan du bland annat ändra om fältet är Obligatoriskt, standardvärdet och om fältet kan redigeras efter att det har skapats (Skrivskyddat). Du kan inte ändra fältnamnet, ändra ordningen på dessa fält eller ta bort dem.

Egna fält lägger du till med Lägg till fält. Dessa kan du byta namn på, flytta, ändra inställningar för och ta bort.

3.2 Tidsfrist, Ansvarig och Slutförd

Gäller anmärkningar och uppgift. Tidsfristen är ett datumfält där Förfallodatum är aktiverat. Då följer två fält automatiskt med:

• Ansvarig – Vem som ska följa upp anmärkningen eller uppgiften. Fältet kan innehålla flera användare och grupper.
• Slutförd – En kryssruta som användaren markerar när anmärkningen eller uppgiften är löst. I listan visas värdet som Ja eller Nej.

Ansvarig och Slutförd har inget eget kugghjul. Båda styrs från fältet Tidsfrist.

1. Klicka på kugghjulet vid Tidsfrist på fliken Fält. Dialogrutan Redigera fält öppnas.
2. Under Välj datumformat väljer du vilken tidsfrist en ny registrering får:
   1. Tomt – Ingen tidsfrist är ifylld.
   2. Skapandedatum – Tidsfristen är samma dag som registreringen skapas.
   3. Skapandedatum + antal dagar – Tidsfristen anges ett valt antal dagar framåt i tiden.
3. Låt Förfallodatum vara markerat. Det är detta som kopplar Ansvarig och Slutförd till tidsfristen.
4. I Välj möjliga ansvariga medlemmar begränsar du vilka användare och grupper som kan väljas som ansvariga. Som standard kan alla som har åtkomst till processen också anges som ansvariga.
5. I Startvärde väljer du eventuellt vem som ska vara standardval när en registrering skapas.
6. Klicka på Uppdatera och sedan på Spara längst upp till höger.

Obs! Ändringarna sparas inte förrän du klickar på Spara längst upp till höger i Konfigurera process.

Obs! Ansvarig och Slutförd skapas automatiskt när Förfallodatum är markerat och kan inte tas bort separat.

4.0 Arbetsflöde

På fliken Arbetsflöde ser du stegen som en registrering går igenom från att den skapas tills den stängs. anmärkning, uppgift och inspektion kan ha flera steg. Dokumentation har endast ett.
 

4.1 Steg i arbetsflödet

Steg som kommer från standardmallen är märkta med IX-ikonen. Du öppnar inställningarna för ett steg med kugghjulet till höger.

Egna steg kan du byta namn på och ta bort, så länge det inte finns några registreringar i steget.

Steg från mallen är låsta. Du kan justera inställningarna för ett steg, men du kan inte byta namn på det, ta bort det eller ändra ordningen.

Du kan lägga till egna steg med + Lägg till steg längst upp till höger på fliken Arbetsflöde, till exempel ett extra kontrollsteg före stängning.
 

Obs! + Lägg till steg är nedtonat om du inte har tillräckliga rättigheter.

4.2 Styra vilka steg en registrering kan flyttas till

För varje steg bestämmer du vart en registrering kan flyttas vidare. Inställningen heter Poster kan flyttas till:

• Nästa steg – Registreringen kan endast flyttas till steget som kommer efter.
• Alla steg – Registreringen kan flyttas till vilket steg som helst.
• Definierade steg – Du väljer själv vilka steg som är tillåtna. Om du inte väljer några kan inget flyttas ut från steget.

1. Klicka på kugghjulet vid steget på fliken Arbetsflöde. Dialogrutan Redigera steg öppnas.
2. Välj ett alternativ under Poster kan flyttas till.
3. Om du har valt Definierade steg väljer du vilka steg registreringen ska kunna flyttas till.
4. Klicka på Uppdatera och sedan på Spara längst upp till höger.
    

Användarna får då endast upp de tillåtna stegen när de flyttar en anmärkning eller en uppgift, både i appen och på webben.
 

Obs! Med definierade steg och inget steg valt kan inget flyttas ut från steget. Använd detta endast för ett slutsteg.

4.3 Inställningar för ett steg

I Redigera steg hittar du också Instruktion för steget och dessa Steginställningar:

• Nya poster kan skapas i detta steg – Nya anmärkningar eller uppgifter kan starta i detta steg.
• Poster som flyttas från detta steg måste innehålla minst en bilaga – Till exempel en bild som dokumenterar att anmärkningen har åtgärdats.
• Lås poster – Registreringar i steget kan inte ändras.
• Kommentering tillåten – Användarna kan fortfarande kommentera låsta registreringar. 

På fliken Åtkomsträttigheter i samma dialog kan du ge steget egna åtkomsträttigheter, på samma sätt som för hela processen (se 6.0).
 

4.4 Dokumentation

Dokumentation levereras med endast ett steg. 

5.0 Registreringar i en inspektion

Gäller inspektion. Registreringarna som användarna skapar i en inspektion, till exempel dokumentation, anmärkning och uppgift, anpassar du från inspektionen.

1. Öppna inspektionen i Redigera process och gå till fliken Kopplade processer.
2. Klicka på kugghjulet vid den registrering som du vill anpassa.
3. Anpassa den på samma sätt som beskrivs i 2.0–6.0, på flikarna Allmänt, Fält, Arbetsflöde, Filnamngivning och Åtkomsträttigheter.

6.0 Åtkomsträttigheter

På fliken Åtkomsträttigheter bestämmer du vilka användare och grupper som har åtkomst till processen.

1. Under Välj åtkomsträttigheter väljer du Ärvd (Samarbete), Dela, Samarbete, Privat eller Anpassad.
2. Lägg till medlemmar och/eller grupper i tabellen Åtkomsträttigheter längst ned.
3. Markera de rättigheter de ska ha: Läsa, Lägga till, Redigera och Ta bort.
4. Klicka på Spara längst upp till höger.
    

Obs! Använd helst grupper i stället för enskilda personer och ge endast roller som behöver det behörighet att redigera och ta bort.

Se även:

• Så här skapar och följer du upp anmärkningar
• Så här arbetar du med och följer upp uppgifter
• W3: Så här arbetar du med dokumentation