Introduktion

Som områdesadministratör kan du anpassa Capture‑processer som används i ert Capture‑rum.
Detta görs i Interaxo Bibliotek i Administration.

Förutsättningar:

• Capture måste vara aktiverat i ert område av Tribia
• ett Capture‑rum måste vara skapat och kopplat till ett arbetsområde
• när ett rum satts som Capture‑rum:
  • döljs rummet för vanliga användare i Interaxo Project
  • kan rummet bara öppnas via Arbetsområden och rum i Administration
  • är Funktioner på rumsnivå låsta – endast Inställningar, Medlemmar och Grupper kan ändras

 

I den här guiden får du lära dig hur du:

• hittar Capture‑processen i Interaxo Bibliotek
• anpassar inställningar i flikarna Generellt, Fält, Arbetsflöde
• konfigurerar Filnamngivning och Automatiskt post‑ID
• anpassar eventuella länkade processer
• sätter rätt åtkomsträttigheter för processen

Nedanstående är en kort användarguide för hur du anpassar Capture‑processer.

Användarguide

Hitta Capture‑processen i Interaxo Bibliotek

1. Logga in i Interaxo Project.
2. Välj rätt område i toppmenyn.
3. Klicka på Administration i toppmenyn.
4. I menyn till vänster, under området, klicka på Interaxo Bibliotek.
5. Hitta den Capture‑processmall du vill arbeta med (till exempel Inspektion eller Dokumentation).
6. Klicka på namnet, eller öppna menyn med tre prickar och välj Visa mallanvändning.
7. I listan över processer hittar du den process som används i ert Capture‑rum.
8. Klicka på Redigera process för den process du vill anpassa.

Du är nu inne i konfigurationen för den här Capture‑processen.

Generellt – ge användarna rätt namn och instruktion

I fliken Generellt konfigurerar du hur processen visas för användarna:

• Namn – namnet på processen i rummet (till exempel ”Inspektion”)
• Aktivera funktionalitet – slå på/av:
  • Tilldela huvuddokument
  • Automatiskt post‑ID
• Instruktion – text som förklarar hur processen ska användas

Fält – anpassa vilken information som fylls i

I fliken Fält styr du vilka fält användarna ska fylla i.

Fält från mallen (med IX‑ikon):

• Du kan ändra inställningar, till exempel:
  • om fältet är obligatoriskt
  • standardvärde
  • om fältet kan redigeras efter att posten skapats
• Du kan inte:
  • ändra fältnamn
  • ändra ordningen på dessa fält
  • ta bort fälten

Egna fält du lägger till:

1. Klicka på Lägg till fält för att skapa nya fält.
2. För dessa fält kan du:
   • ändra namn
   • ändra ordning
   • ändra inställningar
   • ta bort dem vid behov

Arbetsflöde – lägg inte till fler steg

I fliken Arbetsflöde ser du stegen i processen (till exempel ”Ny”).

• För steg som kommer från mallen:
  • Du kan justera inställningar för steget.
  • Du kan inte ändra namn, ta bort steget eller ändra ordningen.
• För dagens Capture‑mallar:
  • Processerna är utformade med ett steg.
  • Lägg inte till fler steg – Capture stödjer för närvarande inte flera steg i arbetsflödet.

Länkade processer – anpassa dokumentationsprocessen

Vissa Capture‑processer har en länkad process, till exempel:

• Huvudprocess: Inspektion
• Länkad process: Inspektion‑Dokumentation

Så här hittar och ändrar du den länkade processen:

1. Gå till fliken Länkade processer.
2. Här ser du vilken process som är kopplad.
3. Klicka på kugghjulet för att öppna den länkade processen.

Den länkade processen öppnas i en egen dialog med flikar som:

• Generellt
• Fält
• Arbetsflöde
• Filnamngivning
• Automatiskt post‑ID
• Åtkomsträttigheter

Du anpassar den på samma sätt som huvudprocessen:

• Justera inställningar för fält och arbetsflöde
• Lägg till egna fält vid behov
• Undvik att lägga till extra steg i arbetsflödet för de första Capture‑mallarna

Åtkomsträttigheter – vem kan använda processen?

I fliken Åtkomsträttigheter anger du vilka användare och grupper som har åtkomst till processen.

1. Välj typ av åtkomst, till exempel:
   • Ärvd (Samarbeta) – ärver behörigheter från överordnad mapp
   • Dela
   • Samarbeta
   • Privat
   • Anpassad
2. Lägg till medlemmar och/eller grupper i tabellen längst ned.
3. Markera vilka rättigheter de ska ha:
   • Läsa
   • Lägga till
   • Redigera
   • Ta bort

Tips:

• Använd helst grupper i stället för enskilda personer – det blir enklare att underhålla.
• Ge bara Redigera och Ta bort till roller som verkligen behöver det.

Kort sammanfattning

Som områdesadministratör kan du:

• hitta Capture‑processen via Interaxo Bibliotek → Visa mallanvändning → Redigera process
• anpassa namn, instruktioner och funktionalitet i fliken Generellt
• lägga till egna fält och justera inställningar för både standard‑ och egna fält i Fält
• låta arbetsflödet vara på ett steg i Arbetsflöde (skapa inte fler steg)
• konfigurera Filnamngivning för att styra hur filer namnges
• sätta upp Automatiskt post‑ID för konsekventa ID:n på poster
• anpassa eventuella länkade processer på samma sätt
• styra vem som har åtkomst till processen i Åtkomsträttigheter

Om du inte ser några Capture‑processer i Interaxo Bibliotek måste Capture först aktiveras för ert område och ett Capture‑rum sättas upp av Tribia.