Hantera rummedlemmar

Introduktion

Som rumsadministratör kan du lägga till, ändra och ta bort medlemmar i rummet, direkt från medlemsöversikten i Administration. Här kan du:

se alla medlemmar i rummet, med roll, grupper, kontaktinformation och status
söka, sortera, filtrera och gruppera medlemslistan
lägga till nya medlemmar en och en, eller genom att klistra in data från Excel
ändra en medlems roll, grupper och andra uppgifter direkt i översikten
ta bort, bjuda in och exportera medlemmar

Om en områdesmedlem med den angivna e-postadressen redan finns, läggs områdesmedlemmen till som ny användare i rummet.

Alla användare som bjuds in i ett rum blir automatiskt även medlemmar i rummets tillhörande arbetsområde, utöver (kund-)området.

Nedan hittar du en kort användarguide för vad du kan göra i medlemsöversikten.

Användarguide

Hitta medlemsöversikten

Logga in i Interaxo Project.
Gå till rummet du vill hantera.
I menyn till vänster, under RUM, klickar du på Medlemmar.

Du ser nu en lista över alla medlemmar i rummet.

Förstå medlemsöversikten

I listan ser du en rad per medlem, med kolumner som Förnamn, Efternamn, E-post, Roll, Grupper, Telefon, Mobil, Företag, Status och Titel.

Roll visar om medlemmen är Deltagare, Administratör eller Observatör.
Grupper visar vilken/vilka grupp(er) medlemmen tillhör.
Status visar om medlemmen är Aktiv, Inaktiverad, Inbjuden eller Ej inbjuden.

Du kan själv välja vilka kolumner som visas (bland annat Distributionsgrupp, Arbetsområde-administratör, Tillagd, Tillagd Av, Inbjuden Av) — se "Välj vilka kolumner som visas" längre ner.

Sök efter en medlem

Använd sökfältet (Sök) uppe till höger i översikten.
Skriv in namn, e-postadress eller annan text du vill söka efter.

Listan uppdateras löpande medan du skriver, och visar endast medlemmar som matchar.

Sortera listan

Klicka på en kolumnrubrik, till exempel Efternamn eller E-post.
Klicka igen för att växla mellan stigande och fallande ordning.

Filtrera listan

Varje kolumnrubrik har en egen filterikon (en tratt-symbol).

Filtrera på status: klicka på filterikonen på kolumnen Status, och markera Aktiv, Inaktiverad, Ej inbjuden och/eller Inbjuden. Klicka FILTRERA för att tillämpa filtret, eller RENSA för att återställa det.
Filtrera på text (t.ex. Telefon eller Företag): skriv in ett värde i fältet som visas, och klicka FILTRERA.
Rensa alla filter: klicka på Rensa filter ovanför översikten.

Gruppera listan

Klicka och håll ner rubriken för kolumnen du vill gruppera efter, till exempel Grupper eller Status.
Dra den upp till fältet där det står "Dra en kolumnrubrik hit för att gruppera".
Släpp. Listan delas nu in i grupper, som du kan expandera eller kollapsa genom att klicka på pilen till vänster om gruppnamnet.

Välj vilka kolumner som visas

Klicka på kolumnikonen bredvid "…"-menyn (till höger om sökfältet).
Markera eller avmarkera de kolumner du vill visa: Distributionsgrupp, Namn, Förnamn, Efternamn, E-post, Roll, Grupper, Telefon, Mobil, Företag, Status, Titel, Arbetsområde-administratör, Tillagd, Tillagd Av, Inbjuden, Inbjuden Av.

Vill du gå tillbaka till standardvyn? Klicka på "…" → Återställ standardvyn.

Lägg till nya medlemmar

Klicka på + Lägg till uppe till höger i översikten.

Detta öppnar fönstret Lägg till medlem, med en tabell för Förnamn, Efternamn, E-post, Roll, Grupper, Telefon, Mobil, Företag och Titel (kolumner märkta med * är obligatoriska — endast E-post är obligatorisk).

Du kan fylla i fönstret på två sätt:

Lägga till medlemmar en och en

Klicka på + Lägg till medlem uppe till höger i fönstret.
Skriv in namn eller e-postadress i fältet som visas. Om systemet hittar en befintlig användare föreslås denna i en lista du kan välja från (visar namn, e-post och eventuell status som "Ej accepterad"). Finns ingen matchning visas "Ingen träff", och du kan lägga till den nya e-postadressen direkt.
En ny rad skapas med e-posten förifylld.
Fyll i övriga fält du önskar (Förnamn, Efternamn, Roll, Grupper, Telefon, Mobil, Företag, Titel).
Upprepa för att lägga till fler medlemmar en i taget.

Klistra in data från Excel

Kopiera datan i Excel i samma kolumnordning som tabellen: Förnamn, Efternamn, E-post, Roll, Grupper, Telefon, Mobil, Företag, Titel.
Klistra in i tabellen med Ctrl+V — eller dra och släpp urvalet/Excel-filen i fönstret.
Flera rader skapas samtidigt, en per rad du kopierade.

Tips: Det enklaste sättet att säkerställa rätt kolumnordning och giltiga värden är att:

Gå till "…" → Återställ standardvyn, så att du får standarduppsättningen av kolumner i rätt ordning.
Sedan "…" → Exportera, för att ladda ner en Excel-fil med de befintliga medlemmarna i rummet.
Använd denna fil som mall: den har kolumnerna i rätt ordning, och visar dessutom exempel på giltiga värden (bland annat olika roller) som du kan återanvända eller kopiera från när du fyller i nya rader som ska klistras in.

Uppdatera befintliga medlemmar via import

Om du klistrar in data för en e-postadress som redan är medlem i rummet, uppdateras medlemmen enligt följande regler:

Förnamn och efternamn skrivs inte över.
Roll ändras om den angivna rollen skiljer sig från den nuvarande.
Företag skrivs över.
E-post kan inte ändras.
Telefon kan inte ändras.
Mobil skrivs över.
Användaren läggs till i angivna grupper, om hen inte redan är medlem av dessa.

Bra att veta

Roll och Grupper fylls endast i automatiskt vid exakt textmatchning mot en befintlig roll/grupp i rummet. Finns ingen matchning måste du välja rätt värde manuellt från listrutan.
Telefon och Mobil valideras löpande — ett ogiltigt format markeras i rött med felmeddelandet "Telefonnumret är ogiltigt", och måste korrigeras innan raden kan sparas.
En rad markeras i rött/rosa tills alla obligatoriska fält är korrekt ifyllda, och i grönt när raden är giltig.

Skicka inbjudan

Markera Bjud in medlemmar till rummet högst upp i fönstret för att skicka en e-postinbjudan till de nya medlemmarna. Lämna rutan omarkerad för att lägga till dem utan att skicka en inbjudan — de får då statusen Ej inbjuden (om de inte redan är aktiva i området sedan tidigare).

Ändra roll eller grupper direkt i översikten

Klicka på Roll-fältet för medlemmen, och välj en ny roll från listrutan (Deltagare, Administratör eller Observatör).
Klicka på Grupper-fältet för att lägga till eller ta bort grupper.

Ändringen sparas automatiskt. Du får en kort bekräftelse längst ner på skärmen ("Rumsroll uppdaterades" eller "Gruppmedlemskap har sparats").

Ändra en medlems övriga uppgifter

Navigera till medlemsöversikten för det aktuella rummet.
Klicka på menyikonen (tre punkter) till höger om medlemmen.
Välj Redigera för att redigera fälten direkt, eller Visa profil för att se medlemmens fullständiga profil (medlemsstatus, senast aktiv, fakturerbar, språk, aviseringsinställningar och rumsmedlemskap).
Ändra önskade fält.
Klicka Uppdatera (i redigeringsfönstret, med titeln "Redigera medlem") eller Spara (på profilsidan).

Vilka fält du som rumsadministratör kan ändra beror på medlemmens status:

Medlem som inte har accepterat inbjudan (ny användare): du kan ändra alla fält, inklusive Förnamn, Efternamn, E-post och Telefon.
Aktiv medlem: du kan ändra allt utom Förnamn, Efternamn, E-post och Telefon — dessa fyra fält låses så snart medlemmen har accepterat och blivit aktiv.
- E-post för en aktiv medlem kan endast ändras av medlemmen själv, eller av Tribia — inte av rumsadministratören.

Ta bort medlemmar

Navigera till medlemsöversikten för det aktuella rummet.
Markera de medlemmar som ska tas bort.
Klicka på Ta bort-knappen (visas så snart en eller flera medlemmar är markerade).
Bekräfta för att ta bort dem från rummet.

Du kan även ta bort en enskild medlem via menyikonen (tre punkter) → Ta bort, eller inifrån redigeringsfönstret via knappen Ta bort medlem.

Bjud in medlemmar

Navigera till medlemsöversikten för det aktuella rummet.
Markera de medlemmar du vill bjuda in.
Klicka på Mera → Bjud in.

Du får en bekräftelse längst ner på skärmen: "Inbjudan/inbjudningar skickades".

Obs: är endast en medlem markerad visar Mera-menyn även Redigera och Visa profil. Är flera medlemmar markerade visar menyn endast Bjud in.

Exportera medlemmar

Navigera till medlemsöversikten för det aktuella rummet.
Markera de medlemmar du vill exportera (markerar du inga exporteras alla synliga/filtrerade rader). Du kan också filtrera eller gruppera först, och sedan markera alla inom filtret.
Klicka på "…"-menyn och välj Exportera.

Filen laddas ner som en Excel-fil (.xlsx), och följer principen "what you see is what you get": exporten innehåller de kolumner som är synliga i din vy när du exporterar.

Hantera roller

Rumsadministratör kan ändra en medlems roll direkt i medlemsöversikten:

Klicka i Roll-kolumnen för den aktuella medlemmen
Välj en ny roll (Deltagare, Administratör eller Observatör) från listrutan

Sök