Skillnaden på funktionalitet mellan de olika mapptyperna

Enkel mapp

Enkla mappar kan jämföras med mappar i Utforskaren. Skillnaden på denna mapptyp jämfört med Windows Explorers mappar är att enkla mappar i Interaxo Project kan delas av alla projektmedlemmar samt att man får versionshantering av filer.

I en enkel mapp kan du:

• Lägga till filer
• Lägga till kommentarer på filer
• Skapa enkla mappar
• Skapa aktiva mappar
• Skapa arbetsflödesmappar
• Skapa länker

Tips. Du kan ta en Windows Utforskar-mappstruktur och dra in direkt i Interaxo Project (Fungerar bland annat i Chrome och Firefox).

Aktiv mapp

Aktiva mappar gör det möjligt att koppla ytterligare uppgifter och information till dina filer eller ärenden/aktiviteter (metadata).

Aktiv mapp rekommenderas snarare än enkel mapp för att säkerställa en god struktur och hämtning av filer. Du kan sortera, filtrera och gruppera samt söka de metadata som du har länkat till dina filer. Du har också möjlighet att samla flera filer som hör ihop i en och samma post.

I den aktiva mappen kan du skapa:

• Poster och lägga till filer i dessa
• Lägga till kommentarer till posterna og till filer i dessa
• Du får loggning av aktiviteter i posten; vem som ändrat, vad som gjorts, vem som delat informationen till vem och när etc. 

Exempel på när du bör använda en aktiv mapp:

• Ritningar som innehåller data såsom ritningsnummer, titel och versionsnummer
• Alla dokument som du önskar att få sökbara på ett smidigare sätt än bara med hjälp av filnamnet
  
  

Aktiv mapp med arbetsflöde

Arbetsflödesmappar fungerar på samma sätt som en aktiv mapp. Skillnaden är att denna typ av mapp också används för att stödja arbetsprocesser. Exempel på arbetsprocesser där man kan använda arbetsflödesmappar

• Visuella tavlor
• Godkännandeprocess för ritningar eller andra dokument
• Fråga-Svar
• Ärendehantering
• Ändringar och Avvikelser exempelvis på byggarbetsplats
• Godkännande och hantering av kontrakt eller andra typer av dokument
• Attest för reseräkningar eller andra typer av attester

I en arbetsflödesmapp finns steg som representerar den process som posterna/dokumenten ska gå genom.