Introduksjon

Som områdeadministrator kan du tilpasse Capture‑prosesser som brukes i deres Capture‑rom.
Dette gjøres i Interaxo Bibliotek i Administrasjon.

Forutsetninger:

• Capture må være aktivert i ditt område av Tribia
• et Capture‑rom må være satt opp og koblet til et arbeidsområde
• når et rom er satt som Capture‑rom:
  • skjules rommet for vanlige brukere i Interaxo Project
  • kan rommet bare åpnes via Arbeidsområder og rom i Administrasjon
  • er Funksjoner på romnivå låst – kun Innstillinger, Medlemmer og Grupper kan endres

I denne guiden lærer du hvordan du:

• finner Capture‑prosessen i Interaxo Bibliotek
• tilpasser innstillinger i fanene Generelt, Felter, Arbeidsflyt
• konfigurerer Filnavngivning og Automatisk oppførings‑ID
• tilpasser eventuelle tilknyttede prosesser
• setter riktige tilgangsrettigheter for prosessen

Nedenfor finner du en kort brukerguide for tilpasning av Capture‑prosesser.

Brukerguide

Finn Capture‑prosessen i Interaxo Bibliotek

1. Logg inn i Interaxo Project.
2. Velg riktig område i toppmenyen.
3. Klikk på knappen Administrasjon i toppmenyen.
4. I menyen til venstre, under området, klikk Interaxo Bibliotek.
5. Finn Capture‑prosessmalen du vil jobbe med (for eksempel Inspeksjon eller Dokumentasjon).
6. Klikk på navnet, eller åpne menyen med tre prikker og velg Vis malbruk.
7. I listen over prosesser finner du prosessen som ligger i deres Capture‑rom.
8. Klikk Rediger prosess for prosessen du vil tilpasse.

Du er nå inne i konfigurasjonen for denne Capture‑prosessen.

Generelt – gi brukerne riktig navn og instruksjon

I fanen Generelt kan du konfigurere hvordan prosessen vises for brukerne:

• Navn – navnet på prosessen i rommet (for eksempel «Inspeksjon»)
• Aktiver funksjonalitet – slå på/av:
  • Tilordne hoveddokument
  • Automatisk oppførings‑ID
• Instruksjon – tekst som forklarer hvordan prosessen skal brukes

Felter – tilpass hvilken informasjon som fylles ut

I fanen Felter styrer du hvilke felter brukerne skal fylle ut.

Felter fra malen (med IX‑ikon):

• Du kan endre innstillinger, for eksempel:
  • om feltet er obligatorisk
  • standardverdi
  • om feltet kan redigeres etter opprettelse
• Du kan ikke:
  • endre feltnavn
  • endre rekkefølgen på disse feltene
  • slette feltene

Egne felter du legger til:

1. Klikk Legg til felt for å opprette nye felter.
2. Disse feltene kan du:
   • endre navn
   • endre rekkefølge
   • endre innstillinger
   • slette ved behov

Arbeidsflyt – ikke legg til flere steg

I fanen Arbeidsflyt ser du stegene i prosessen (for eksempel «Ny»).

• For steg som kommer fra malen:
  • Du kan justere innstillinger for steget.
  • Du kan ikke endre navn, slette steget eller endre rekkefølgen.
• For dagens Capture‑maler:
  • Prosessene er laget for ett steg.
  • Ikke legg til flere steg – Capture støtter foreløpig ikke flere steg i arbeidsflyten.

Tilknyttede prosesser – tilpass dokumentasjonsprosessen

Noen Capture‑prosesser har en tilknyttet prosess, for eksempel:

• Hovedprosess: Inspeksjon
• Tilknyttet prosess: Inspeksjon‑Dokumentasjon

Slik finner og endrer du den tilknyttede prosessen:

1. Gå til fanen Tilknyttede prosesser.
2. Her ser du hvilken prosess som er koblet til.
3. Klikk på tannhjulet for å åpne den tilknyttede prosessen.

Den tilknyttede prosessen åpnes i en egen dialog med faner som:

• Generelt
• Felter
• Arbeidsflyt
• Filnavngiving
• Automatisk oppførings‑ID
• Tilgangsrettigheter

Du tilpasser den på samme måte som hovedprosessen:

• Juster innstillinger for felter og arbeidsflyt
• Legg til egne felter ved behov
• Unngå å legge til ekstra arbeidsflyt‑steg i de første Capture‑malene

Tilgangsrettigheter – hvem kan bruke prosessen?

I fanen Tilgangsrettigheter setter du hvilke brukere og grupper som har tilgang til prosessen.

1. Velg type tilgang, for eksempel:
   • Arvet (Samarbeid) – arver rettigheter fra overordnet mappe
   • Del
   • Samarbeid
   • Privat
   • Tilpasset
2. Legg til medlemmer og/eller grupper i tabellen nederst.
3. Huk av hvilke rettigheter de skal ha:
   • Lese
   • Legge til
   • Redigere
   • Slette

Tips:

• Bruk helst grupper fremfor enkeltpersoner, så blir det enklere å vedlikeholde.
• Gi bare Redigere og Slette til roller som faktisk trenger det.

Kort oppsummering

Som områdeadministrator kan du:

• finne Capture‑prosessen via Interaxo Bibliotek → Vis malbruk → Rediger prosess
• tilpasse navn, instruksjoner og funksjoner i fanen Generelt
• legge til egne felter, og justere innstillinger for både standard‑ og egne felter i Felter
• la arbeidsflyten være på ett steg i Arbeidsflyt (ikke opprett flere steg)
• konfigurere Filnavngivning for å styre hvordan filer navngis
• automatisk sette opp Automatisk oppførings‑ID for konsekvente ID‑er på oppføringer
• tilpasse eventuelle tilknyttede prosesser på samme måte
• styre hvem som har tilgang til prosessen i Tilgangsrettigheter

Hvis du ikke finner Capture‑prosesser i Interaxo Bibliotek, må Capture først aktiveres for ditt område og Capture‑rom settes opp av Tribia.