Innledning

I Interaxo kan du generere dokumentnumre for innhold som har behov for en unik, egendefinert nummerering. Dette kan gjelde tegninger, avviks- og endringsmeldinger, referater, rapporter osv. I mappen listes dokumentnummerfeltet opp som oppførings-ID.

Du bestemmer selv antall ledd, samt hvilke informasjonselementer som kombinert skal utgjøre oppførings-ID-feltet. De enkelte leddene bør for lesbarhetens skyld ha skilletegn. Et sekvensnummer kan legges til som siste ledd, og du bestemmer selv hvor mange sifre dette skal bestå av.

Automatisk oppførings-ID benyttes i aktive mapper, og må aktiveres for den enkelte mappe. Dette gjøres ved å

• åpne Innstillinger for mappen
• aktivere Automatisk oppførings-ID på Generelt -fliken og
• konfigurere oppsettet på Automatisk oppførings-ID-fliken
  (denne fliken er kun tilgjengelig dersom funksjonaliteten er aktivert)

Konfigurering

Nummergenerator kan settes opp på én av tre måter: 

• Unik oppførings-ID - Sekvensnummer legges automatisk til av systemet
  Sekvensnummeret genereres automatisk. 
  Basert på valgt kombinasjon for oppførings-ID-feltet, finner Interaxo selv neste ledige sekvensnummer for den aktuelle kombinasjonen.
  
  
• Unik oppførings-ID - Sekvensnummeret legges inn manuelt av oppretter av oppføringen
  Sekvensenummeret velges av brukeren, og duplikate verdier tillates ikke.
  
  
• Manuell (Dokument-ID låses)
  Sekvensnummeret velges av brukeren, og duplikate verdier tillates.

Følgende innstillinger må gjøres:

• Velg om oppførings-ID skal være unikt i hele området eller kun i dette rommet:
  For variantene Unik oppførings-ID - Sekvensnummer legges automatisk til av systemet og Unik oppførings-ID - Sekvensnummeret legges inn manuelt av oppretter av oppføringen må du definere på hvilket nivå dokumentnummeret skal låses:
  
  
  • Område
    Dette er standardvalget. Låsing på dette nivået gjør dokumentnummeret unikt innenfor hele området.
  • Rom
    Dokumentnummeret er unikt innenfor rommet den aktive mappen tilhører.

• Sekvensnummer
  Velg ett av følgende 3 alternativer:
  
  
  • Ikke bruk sekvensnummer
    Kun valgbart for variant Ikke-unik oppførings-ID – sekvensnummer legges inn manuelt av oppretter av oppføringen, hvis det er valgt å bruke sekvensnummer. Gir mulighet for å generere dokumentnumre uten sekvensnummer.
  • Bruk bare sekvensnummer
    For variant Unik oppførings-ID - Sekvensnummer legges automatisk til av systemet er denne alltid valgt, og kan velges for begge de andre variantene.
    Gir mulighet for å generere dokumentnumre med sekvensnummer.
    Antall siffer i sekvensnummeret må velges.
  • Bruk både sekvens- og subsekvensnummer
    Kan velges for begge variantene av hvor oppretter av oppføringen selv legger inn sekvensnummer/ subsekvensnummer.
    Gir mulighet for å generere dokumentnumre med både sekvensnummer og subsekvensnummer.
    Både Antall siffer i sekvensnummeret og Antall siffer i subsekvensnummeret må velges.
    
    
• Oppførings-ID
  Definer hvilke felter og/ eller rommetadata de enkelte leddene i dokumentnummeret skal bestå av. Feltene må være av typen Valgliste. Alle feltene må være obligatoriske og skrivebeskyttet.
  
  Gyldige skilletegn er bindestrek (-) og understreking (_). Klikk på bindestrek eller understreking etterfulgt av ENTER for å inkludere skilletegn i oppbygningen av dokumentnummeret.
  
  

Eksempel

Du ønsker å definere et dokumentnummer bygd opp på denne måten:

Når en ny oppføring opprettes vil Oppførings-ID-feltet f.eks. bli tilordnet dette dokumentnummeret:

10000-K10-AV_0011, der

• 10000 representerer prosjektnummeret
• K10 representerer kontraktsnummeret
• AV f.eks. står for dokumenttypen Avvik og
• 0011 er det genererte sekvensnummeret i akkurat denne feltkombinasjonen, og hvor
• både bindestrek og understreking er benyttet som skilletegn

Bruk av kodemanualer

I aktive mapper er det mulig å definere Valglistefelter som består av koder med tilhørende beskrivelser (kodemanual). Når en ny oppføring opprettes, vises både kode og beskrivelse, men kun koden benyttes i dokumentnummeret. Kodemanualer kan importere fra Excel ved hjelp av dra-og-slipp. Se egen hjelpeartikkel for konfigurering av Valglister.