Introduksjon

Med Møtereferat kan du lage en møtedokumentasjon direkte fra aksjonslisten i Interaxo Project. Rapporten samler:

• møteinformasjon (for eksempel møtedato, tittel, type, referent og deltakere)
• utvalgte aksjonspunkter med Forfallsdato og Ansvarlig
• detaljer for hvert aksjonspunkt, som beskrivelse, status, kommentarer og eventuelle vedlegg .

Rapporten genereres som en PDF (for eksempel MeetingReport.pdf ) og lagres som vedlegg til en egen Møtereferat‑oppføring i valgt mappe.

Nedenfor får du en kort innføring i hvordan du oppretter et Møtereferat fra aksjonslisten.

Brukerveiledning

Forutsetninger

Før du kan bruke Møtereferat, må en administrator:

1. Aktivere Møtereferat i Mappeinnstillinger for mappen som inneholder aksjonslisten, og velge målmappe for møtereferater.
2. Definere hvilke medlemmer som kan opprette møtereferater.
3. Sørge for at aksjonslisten har minst ett datofelt med innstillingen Forfallsdato aktivert
   – da opprettes et tilknyttet felt for Ansvarlig automatisk, som brukes i rapporten.

Velg aksjonspunkter til møtereferatet

1. Gå til rommet og mappen som inneholder aksjonslisten.
2. Huk av i avkrysningsboksene til venstre for de aksjonspunktene som ble behandlet i møtet.
3. Klikk på Møtereferat i verktøylinjen.

Et skjema for nytt Møtereferat åpnes, med de valgte aksjonspunktene listet som tilknyttede oppføringer.

Fyll inn møteinformasjon

1. Fyll inn feltene som er satt opp for møteinformasjon – for eksempel Møtedato, Tittel, Type, Referent og Deltakere.
2. Kontroller at riktige aksjonspunkter vises som tilknyttede oppføringer.
3. Klikk Opprett for å lagre Møtereferat‑oppføringen i målmappe.
4. Når meldingen «Møtereferat klart» vises, kan du velge:
   • Åpne nå – for å åpne oppføringen direkte og fortsette med å generere PDF.
   • Åpne senere – hvis du heller vil gå til mappen for møtereferater og åpne oppføringen derfra senere.

Generer møtereferat (PDF)

1. Gå til mappen for Møtereferater og åpne den nye oppføringen (eller åpne den direkte via Åpne nå i dialogen «Møtereferat klart»).
2. Klikk Generer møtereferat.

Systemet genererer en PDF (MeetingReport.pdf) som legges til som vedlegg.
PDF‑en inneholder blant annet:

• seksjonen Møteinformasjon med felter som Møtedato, Tittel, Type, Referent og Deltakere
• en tabell over Aksjonspunkt med tilhørende Forfallsdato og Ansvarlig
• detaljerte sider for hvert aksjonspunkt med beskrivelse, forfallsdato, kommentarer og eventuelle vedlegg

Lenker og sporbarhet

• Fra Møtereferat‑oppføringen i Interaxo Project kan du klikke på et aksjonspunkt for å åpne det direkte i aksjonslisten.
• Hvert aksjonspunkt får samtidig lenker tilbake til alle møtereferater det inngår i.
• I den genererte PDF‑rapporten er aksjonspunktene også klikkbare lenker, slik at du kan gå rett inn til tilhørende aksjonspunkt i Interaxo Project fra selve møtereferatet.

Dette gir tydelig sporbarhet mellom møter og oppfølging av aksjoner – både hvilke aksjonspunkter som hører til et bestemt møte, og hvilke møter et gitt aksjonspunkt har vært en del av.

Oppsummering

• Møtereferat opprettes direkte fra aksjonslisten basert på valgte aksjonspunkter.
• Aksjonslisten må ha minst ett datofelt med Forfallsdato aktivert; tilhørende felt for Ansvarlig opprettes automatisk.
• Rapporten genereres som PDF og lagres som vedlegg til en egen Møtereferat‑oppføring.
• Det opprettes lenker begge veier mellom møtereferat og aksjonspunkter, slik at sammenhengen mellom møter og oppfølging er tydelig og sporbar