Introduksjon

Med Dokumentpakker kan du samle filer og/eller publiserte oppføringer i én pakke, og distribuere den samlet til medlemmer i rommet og/eller eksterne mottakere via e-post. Her kan du:

• opprette statiske eller dynamiske dokumentpakker
• legge til filer og publiserte oppføringer på tvers av rom i området, via en utklippstavle
• distribuere en pakke til interne medlemmer og/eller eksterne mottakere, med tidsbegrenset tilgang
• følge med på hvem pakken er distribuert til, og hvem som har lastet den ned
• oppheve en distribusjon og gjøre pakken tilgjengelig for redigering igjen

Dokumentpakker er tilgjengelig for alle kunder. Funksjonen er som standard av, men kan aktiveres av enhver rom-/prosjektadministrator for en mappe via mappeinnstillingene.

Nedenfor finner du en kort brukerguide for det du kan gjøre med dokumentpakker.

Brukerguide

Aktivere dokumentpakker for en mappe

Dokumentpakker aktiveres under innstillinger for en aktiv mappe (med eller uten arbeidsflyt), i en egen fane for dokumentpakker. Her velger man:

• Pakketype: Statisk pakke eller Dynamisk pakke.
  • Statisk pakke: Inneholder faste kopier av filene slik de var da de ble lagt til i pakken. Innholdet endres ikke selv om originalfilene senere oppdateres. Bruk dette når mottakeren skal ha et fastsatt øyeblikksbilde.
  • Dynamisk pakke: Lenker til publiserte oppføringer, og viser alltid til siste publiserte revisjon automatisk. Bruk dette når mottakeren alltid skal ha tilgang til nyeste vrevisjon, uten at du må oppdatere pakken manuelt.
• Hvem som kan distribuere pakker fra mappen: Alle medlemmer eller Utvalgte medlemmer.

Merk: Fanen for dokumentpakker er kun tilgjengelig for aktive mapper, og pakketype kan kun velges eller endres så lenge mappen er tom, altså uten eksisterende oppføringer. Opprettelse av pakker i mappen følger for øvrig mappens vanlige tilgangsstyring - det er kun retten til å distribuere pakker som styres separat.

Legg til innhold i utklippstavlen

1. Naviger til filen eller den publiserte oppføringen du ønsker å inkludere i en pakke (kan ligge i et hvilket som helst rom i området).
2. Marker elementet(-ene), høyreklikk og velg Legg til utklippstavle (eventuelt via «Flere valg»-menyen).
3. Gjenta for alle elementer du ønsker å samle, på tvers av mapper og rom.

Du kan når som helst åpne utklippstavlen via ikonet øverst i grensesnittet for å se hva som er lagt til. Tomme publiserte oppføringer (uten vedlagte filer) vises nedtonet i utklippstavlen, med en forklarende tekst om at de mangler vedlegg og derfor ikke kan lenkes til en pakke.

Opprett en ny dokumentpakke

1. Klikk Ny oppføring… og fyll ut grunnleggende informasjon om pakken.
2. Under Legg til filer velger du innhold fra utklippstavlen din.
3. Klikk Opprett.

Elementene du legger til forsvinner automatisk fra utklippstavlen når de er lagt inn i pakken.

Tips: Systemet varsler deg dersom et element du prøver å legge til allerede finnes i pakken, slik at du unngår duplikater.

Legg til, fjern eller endre innhold i en pakke

Så lenge en pakke ikke er distribuert, kan du fortsatt endre innholdet:

• Legge til mer innhold: Åpne pakken og legg til flere elementer fra utklippstavlen, eller last opp vanlige filer direkte i pakken.
• Fjerne innhold: Marker elementet i pakkens innholdsliste og velg slett.

Når pakken er distribuert, låses den, og innholdet kan ikke lenger endres før distribusjonen eventuelt oppheves (se «Oppheve en distribusjon» under).

Åpne og se innhold i en pakke

• Klikk på navnet til et element i pakkens innholdsliste for å navigere til filens eller oppføringens opprinnelige plassering. For dynamiske pakker vises navnet sammen med revisjonsnummeret til den lenkede oppføringen, samt antall vedlegg — disse oppdateres automatisk når oppføringen får en ny publisert revisjon.
• Marker et element og klikk Vis for å åpne det i visningsverktøyet, uten å forlate pakken.
• Nedlasting direkte fra listen er kun tilgjengelig for filer som er lagt direkte til i pakken. Lenkede filer og oppføringer kan i stedet lastes ned via Eksporter, eller av mottakere via den distribuerte lenken.

Distribuer en dokumentpakke

1. Åpne pakken du ønsker å distribuere.
2. Klikk Distribuer dokumentpakke.
3. Under Til søker du opp og velger interne medlemmer, og/eller skriver inn eksterne e-postadresser under Eksterne mottakere.
4. Emne og melding fylles ut automatisk med en standardtekst, men kan tilpasses fritt.
5. Sett en utløpsdato for distribusjonen (forhåndsutfylt med et forslag, men kan endres). Utløpsdatoen avgjør når mottakerne mister tilgang til pakken. Hvis tomt, utløper ikke pakken automatisk.
6. Huk eventuelt av for Send en kopi til meg.
7. Klikk Distribuer dokumentpakke.

Merk: Du må velge minst én mottaker (intern eller ekstern) før du kan distribuere pakken.

Hver mottaker får en unik, personlig lenke. Mottakere kan ikke se hverandre eller hverandres aktivitet — dette gjør funksjonen godt egnet også når mottakere ikke skal kunne identifisere hverandre, for eksempel ved utsendelse av anbudsdokumentasjon.

Se status og logg for en distribuert pakke

Når en pakke er distribuert, vises følgende systemfelter i pakkens egenskaper (disse fylles ut automatisk og kan ikke redigeres manuelt):

• Distribuert til
• Distribuert
• Distribuert av
• Distribusjonens utløpsdato

I pakkens logg finner du en fullstendig historikk over hendelser, blant annet når pakken ble distribuert, og hvem som har lastet den ned.

Oppheve en distribusjon

1. Åpne den distribuerte pakken.
2. Klikk Opphev distribusjon av dokumentpakke.
3. Bekreft handlingen.

Alle utsendte mottakerlenker deaktiveres umiddelbart. Systemfeltene for distribusjon blankes, og pakken låses opp igjen, slik at du kan redigere innholdet og eventuelt distribuere den på nytt.

Eksporter en dokumentpakke

Du kan eksportere én eller flere dokumentpakker, enten fra en enkelt pakke eller fra oversikten over alle pakker. Ved eksport kan du velge å eksportere filer eller oppføringer, og om koblede filer skal inkluderes.

Slette filer, oppføringer eller pakker som er i bruk

Er pakken ikke distribuert, eller distribusjonen er utløpt, kan du slette en lenket fil eller oppføring, men du varsles om at den er i bruk i en dokumentpakke, slik at du kan avbryte om ønskelig. Det samme gjelder selve pakke-oppføringen.

Er pakken distribuert (og fortsatt aktiv), kan verken pakken eller innholdet i den slettes. Du får beskjed om at pakken først må avdistribueres.

Du kan også se om en fil eller oppføring er i bruk i en pakke direkte i listevisningen, uten å måtte forsøke å slette den først.

Mottakerens opplevelse

Når en pakke distribueres til en ekstern mottaker, skjer følgende:

1. Mottakeren får en e-post med informasjon om pakken og en knapp for å få tilgang til filene.
2. E-posten viser når lenken utløper.
3. Er mottakeren ikke innlogget når lenken åpnes, må e-postadressen bekreftes før tilgang gis. Dette gjelder både interne og eksterne mottakere som ikke er innlogget.
4. Deretter kan mottakeren laste ned pakken som en zip-fil.

Nedlastingen logges automatisk i pakkens hendelseslogg i Interaxo Project.