Ved behov for en formell signatur/ godkjenning på hvem som har godkjent/ flyttet en oppføring fra et steg til et annet, kan man aktivere funksjonalitet for "Godkjenning" i en aktiv mappe med arbeidsflyt, f.eks. i en mer formell prosess som Endringsordre.

Når godkjenning er aktivert, kan man legge til at kun dedikerte medlemmer kan godkjenne en oppføring. Ved godkjenning vil navnet på de som har godkjent skrives til et godkjenningsfelt, og når siste medlem har godkjent, så skrives dato for endelig godkjenning til oppføringen og den flyttes til neste steg i godkjenningsprosessen. Alle godkjenninger vil også logges til oppføringsloggen.

Aktivere godkjenning

Godkjenning kan benyttes i aktive mapper med arbeidsflyt, og må aktiveres for den enkelte mappe. Dette gjøres ved å

• åpne Innstillinger for mappen
• aktivere Godkjenning på Generelt -fliken og
• konfigurere oppsettet på Godkjenning-fliken
  (denne fliken er kun tilgjengelig dersom funksjonaliteten er aktivert)

Konfigurering

Følgende innstillinger må gjøres:

• Velg godkjennere: Velg medlemmer av rommet som skal kunne klikke på Godkjenn-knappen for å godkjenne. Det er kun mulig å velge enkeltmedlemmer, ikke grupper. Administratorer må også velges for å fungere som godkjennere.
• Velg steg å godkjenne fra: Velg ett steg i arbeidsflyten som godkjenningssteg. Knappen Godkjenn vil kun være synlig når oppføringer er i det valgte steget.

Godkjenne en oppføring

I steget som er valgt som Godkjennings-steg, vil knappen Godkjenn være synlig for medlemmer som er lagt inn som godkjennere. For andre medlemmer vil den være grået ut, og dette gjelder også for Rom Administratorer. Knappen er synlig både ved høyreklikk på en oppføring eller når en eller flere oppføringer er valgt i et steg, og inne i oppføringen. Dersom det er valgt på steget at oppføringer må ha vedlegg for å kunne flyttes derfra, så vil Godkjenn knappen være grået ut for oppføringer uten vedlegg.

Når knappen klikkes vil følgende skje:

• Du får opp meldingen "Du godkjenner nå oppføringen(e) og det blir loggført at oppføringen er godkjent av deg. Klikk "Ok" for å bekrefte.". Har du godkjent fra før vil du få opp meldingen: "Du har allerede godkjent."
• Når du klikker OK for å bekrefte, så legges navnet ditt inn i feltet Godkjent av og dato og tid for godkjenningen skrives til oppføringsloggen (Hendelse Godkjent). 
• Dersom du er siste medlem som godkjenner, eller om det kun er satt opp en som godkjenner, så skjer det samme som over. I tillegg skrives dato og tid til feltet Godkjent og oppføringen flyttes til neste steg i arbeidsflyten. I oppføringsloggen kan man også se hendelsen Godkjent av alle, som inneholder informasjon om hvem som har godkjent, når siste medlem godkjente og steg som oppføringen ble flyttet fra og til.
• Oppføring og eventuelle vedlegg låses om det er satt på steget det flyttes til at oppføringer skal låses.