Introduktion

Funktionen Mötesrapport låter dig skapa en strukturerad mötesrapport direkt från ärenden i en aktiv mapp i Interaxo Project. Rapporten sammanställer:

• mötesinformation såsom Mötesdatum, Titel, Typ, Mötesansvarig och Deltagare
• valda åtgärdspunkter med Slutdatum och Ansvarig
• detaljer för varje åtgärdspunkt, inklusive beskrivning, status, kommentarer och eventuella bilagor

Rapporten genereras som en PDF (till exempel MeetingReport.pdf) och sparas som en bilaga på en dedikerad mötesrapportpost i en vald mapp.

Nedan följer en kort guide om hur du skapar en mötesrapport från ärenden i en aktiv mapp.

Användarguide

Förutsättningar

Innan du kan använda Mötesrapport måste en administratör:

1. Aktivera Mötesrapport i Inställningar för mapp för den mapp som innehåller åtgärdslistan och välja en målmapp för mötesrapporter.
2. Bestämma vilka medlemmar som får skapa mötesrapporter.
3. Säkerställa att åtgärdslistan har minst ett datumfält med alternativet Slutdatum aktiverat
   – när Slutdatum är aktiverat på ett datumfält skapas automatiskt ett kopplat Ansvarig-fält som används i rapporten.

Välj åtgärdspunkter för mötesrapporten

1. Gå till rummet och mappen som innehåller åtgärdslistan.
2. Markera kryssrutorna till vänster om de åtgärdspunkter som togs upp på mötet.
3. Klicka på Mötesrapport i verktygsfältet.

Ett formulär för en ny mötesrapport öppnas, med de valda åtgärdspunkterna listade som länkade poster.

Ange mötesinformation

1. Fyll i de fält som är konfigurerade för mötesinformation – till exempel Mötesdatum, Titel, Typ, Mötesansvarig och Deltagare.
2. Verifiera att rätt åtgärdspunkter visas som länkade poster.
3. Klicka på Skapa för att spara posten för mötesrapporten i målmappen.
4. När dialogrutan “Mötesrapport klar” visas, välj:
   • Öppna nu – för att öppna den nya posten för mötesrapporten omedelbart och fortsätta med att generera PDF:en.
   • Öppna senare – om du föredrar att gå till mappen för mötesrapporter och öppna posten där vid ett senare tillfälle.

Generera mötesrapporten (PDF)

1. Gå till mappen Mötesrapporter och öppna den nya posten (eller öppna den direkt via Öppna nu i dialogrutan).
2. Klicka på Generera mötesrapport.

Systemet genererar en PDF (till exempel MeetingReport.pdf) och lägger till den som en bilaga.
PDF:en inkluderar bland annat:

• en sektion för Mötesinformation med fält som Mötesdatum, Titel, Typ, Mötesansvarig och Deltagare
• en tabell med Åtgärdspunkt, Slutdatum och Ansvarig för varje åtgärd
• detaljerade sidor för varje åtgärdspunkt, inklusive beskrivning, slutdatum, kommentarer och eventuella bilagor

Länkar och spårbarhet

• Från posten för mötesrapporten kan du klicka på en åtgärdspunkt för att öppna den direkt i Interaxo Projects åtgärdslista.
• Varje ärende får automatiskt länkar tillbaka till alla mötesrapporter den ingår i.
• I den genererade PDF:en är de listade åtgärdspunkterna också klickbara länkar, så att du kan navigera direkt från mötesrapporten till motsvarande åtgärd i Interaxo Project.

Detta ger tydlig, tvåvägs spårbarhet mellan möten och uppföljningsåtgärder – både vilka åtgärder som hör till ett visst möte och vilka möten en viss åtgärd har varit del av.

Sammanfattning

• Mötesrapporter skapas direkt från Att-göra-mappen, baserat på valda åtgärdspunkter.
• Åtgärdslistan måste ha minst ett datumfält med Slutdatum aktiverat; det kopplade Ansvarig-fältet skapas automatiskt och används i rapporten.
• Mötesrapporten genereras som en PDF och sparas som en bilaga på en egen post i en dedikerad mapp.
• Länkar skapas både från mötesrapporten till åtgärdspunkterna och från varje åtgärdspunkt tillbaka till relevanta mötesrapporter, och åtgärdspunkterna som listas i PDF:en är också klickbara. Detta säkerställer transparent och granskbar spårbarhet mellan möten och uppföljning.