Dokumentpaket

Introduktion

Med Dokumentpaket kan du samla filer och/eller publicerade poster i ett paket, och distribuera det samlat till medlemmar i rummet och/eller externa mottagare via e-post. Här kan du:

skapa statiska eller dynamiska dokumentpaket
lägga till filer och publicerade poster över rum i området, via en urklippstavla
distribuera ett paket till interna medlemmar och/eller externa mottagare, med tidsbegränsad åtkomst
följa upp vem paketet har distribuerats till, och vem som har laddat ner det
återkalla en distribution och göra paketet tillgängligt för redigering igen

Dokumentpaket är tillgängligt för alla kunder. Funktionen är som standard avstängd, men vilken rums-/projektadministratör som helst kan aktivera den för en mapp via mappinställningarna.

Nedan hittar du en kort användarguide för vad du kan göra med dokumentpaket.

Användarguide

Aktivera dokumentpaket för en mapp

Dokumentpaket aktiveras under inställningar för en aktiv mapp (med eller utan arbetsflöde), i fliken Dokumentpaket. Här väljer du:

Pakettyp: Statiska paket eller Dynamiska paket.
- Statiska paket: Innehåller fasta kopior av filerna så som de var när de lades till i paketet. Innehållet ändras inte även om originalfilerna senare uppdateras. Använd detta när mottagaren ska ha en fastställd ögonblicksbild.
- Dynamiska paket: Länkar till publicerade poster, och visar alltid den senast publicerade revisionen automatiskt. Använd detta när mottagaren alltid ska ha tillgång till senaste revisionen, utan att du behöver uppdatera paketet manuellt.
Vem som kan distribuera paket från mappen: Alla medlemmar eller Valda medlemmar.

Obs: Fliken Dokumentpaket är endast tillgänglig för aktiva mappar, och pakettyp kan endast väljas eller ändras så länge mappen är tom, det vill säga utan befintliga poster. Att skapa paket i mappen följer i övrigt mappens vanliga åtkomststyrning — det är endast rätten att distribuera paket som styrs separat.

Lägg till innehåll i urklippstavlan

Navigera till filen eller den publicerade posten du vill inkludera i ett paket (kan ligga i vilket rum som helst i området).
Markera elementet/elementen, högerklicka och välj Lägg till urklippstavla (eller via menyn "Fler alternativ").
Upprepa för alla element du vill samla, över mappar och rum.

Du kan när som helst öppna urklippstavlan via ikonen högst upp i gränssnittet för att se vad som har lagts till. Tomma publicerade poster (utan bifogade filer) visas nedtonade i urklippstavlan, med en förklarande text om att de saknar bilagor och därför inte kan länkas till ett paket.

Skapa ett nytt dokumentpaket

Klicka på Ny… och fyll i grundläggande information om paketet.
Under Lägg till filer väljer du innehåll från din urklippstavla.
Klicka på Skapa.

Elementen du lägger till försvinner automatiskt från urklippstavlan när de har lagts till i paketet.

Tips: Systemet varnar dig om ett element du försöker lägga till redan finns i paketet, så att du undviker dubbletter.

Lägg till, ta bort eller ändra innehåll i ett paket

Så länge ett paket inte har distribuerats, kan du fortfarande ändra innehållet:

Lägga till mer innehåll: Öppna paketet och lägg till fler element från urklippstavlan, eller ladda upp vanliga filer direkt i paketet.
Ta bort innehåll: Markera elementet i paketets innehållslista och välj radera.

När paketet har distribuerats låses det, och innehållet kan inte längre ändras förrän distributionen eventuellt återkallas (se "Återkalla en distribution" nedan).

Öppna och visa innehåll i ett paket

Klicka på namnet på ett element i paketets innehållslista för att navigera till filens eller postens ursprungliga plats. För dynamiska paket visas namnet tillsammans med revisionsnumret för den länkade posten, samt antal bilagor — dessa uppdateras automatiskt när posten får en ny publicerad revision.
Markera ett element och klicka på Visa för att öppna det i visningsverktyget, utan att lämna paketet.
Nedladdning direkt från listan är endast tillgänglig för filer som har lagts till direkt i paketet. Länkade filer och poster kan istället laddas ner via Exportera, eller av mottagare via den distribuerade länken.

Distribuera ett dokumentpaket

Öppna paketet du vill distribuera.
Klicka på Distribuera dokumentpaket.
Under Till söker du upp och väljer interna medlemmar, och/eller skriver in externa e-postadresser under Externa mottagare.
Ämne och meddelande fylls i automatiskt med en standardtext, men kan anpassas fritt.
Ange ett utgångsdatum för distributionen (förifyllt med ett förslag, men kan ändras). Utgångsdatumet avgör när mottagarna förlorar åtkomst till paketet. Om tomt upphör inte paketet automatiskt.
Markera eventuellt Skicka kopia till mig själv.
Klicka på Distribuera dokumentpaket.

Obs: Du måste välja minst en mottagare (intern eller extern) innan du kan distribuera paketet.

Varje mottagare får en unik, personlig länk. Mottagare kan inte se varandra eller varandras aktivitet — detta gör funktionen väl lämpad även när mottagare inte ska kunna identifiera varandra, till exempel vid utskick av anbudsdokumentation.

Se status och logg för ett distribuerat paket

När ett paket har distribuerats visas följande systemfält i paketets egenskaper (dessa fylls i automatiskt och kan inte redigeras manuellt):

Distribuerad till
Distribuerad
Distribuerad av
Distributionens utgångsdatum

I paketets logg hittar du en fullständig historik över händelser, bland annat när paketet distribuerades, och vem som har laddat ner det.

Återkalla en distribution

Öppna det distribuerade paketet.
Klicka på Återkalla distribution av dokumentpaket.
Bekräfta åtgärden.

Alla utskickade mottagarlänkar inaktiveras omedelbart. Systemfälten för distribution rensas, och paketet låses upp igen, så att du kan redigera innehållet och eventuellt distribuera det på nytt.

Exportera ett dokumentpaket

Du kan exportera ett eller flera dokumentpaket, antingen från ett enskilt paket eller från översikten över alla paket. Vid export kan du välja att exportera filer eller poster, och om länkade filer ska inkluderas.

Radera filer, poster eller paket som används

Är paketet inte distribuerat, eller distributionen har upphört, kan du radera en länkad fil eller post, men du varnas om att den används i ett dokumentpaket, så att du kan avbryta om så önskas. Detsamma gäller själva paketposten.

Är paketet distribuerat (och fortfarande aktivt), kan varken paketet eller innehållet i det raderas. Du informeras om att distributionen av paketet först måste återkallas.

Du kan också se om en fil eller post används i ett paket direkt i listvyn, utan att först behöva försöka radera den.

Mottagarens upplevelse

När ett paket distribueras till en extern mottagare sker följande:

Mottagaren får ett e-postmeddelande med information om paketet och en knapp för att komma åt filerna.
E-postmeddelandet visar när länken går ut.
Om mottagaren inte är inloggad när länken öppnas måste e-postadressen bekräftas innan åtkomst ges. Detta gäller både interna och externa mottagare som inte är inloggade.
Mottagaren kan därefter ladda ner paketet som en zip-fil.

Nedladdningen loggas automatiskt i paketets händelselogg i Interaxo Project.

Sök