Poster och deras informations-innehåll

Poster visas som tabellrader i en aktiv mapp. Skapande och redigering av poster görs i ett formulär. Posternas formulär innehåller olika data-fält (också kallat metadata, och i Interaxo Egenskaper). Fälten kan användas för att registrera specifik information om varje post. Dessa egenskapsfält representerar kolumnerna i den aktiva mappen. 

Övrigt innehåll i poster

Filer (se längre ner) kan laddas upp som bilagor till posterna. De som har behörighet till posten kan också lägga till kommentarer till denna. Alla operationer som utförs på en post sparas i en separat logg.

Egenskapsfält i poster

Egenskapsfält är unika för den enskilda, aktiva mappen, beroende på vad mappen används till. Om mappen ska innehålla ritningar, önskar man troligen att ha egenskapsfält för ritningsnummer , titel, husnummer, revideringsnummer, etc. 

Posterna kan också beskriva uppgifter eller ärenden som skall utföras. Då kan det vara naturligt att använda egenskapsfält som t.ex. ärendebeskrivning , datum för deadline, ansvarig och status för uppgiften.

Vissa fält kan vara obligatoriska, vilket innebär att de måste innehålla ett värde i posten, medan andra fält är frivilliga att fylla i.

Filer

Filer kan inte läggas till direkt i en aktiv mapp, utan måste laddas upp som en bilaga till en befintlig post i mappen. I praktiken skapar man vanligtvis en ny post, anger information i egenskapsfälten och laddar upp filer i ett och samma arbetsmoment, men båda bilagor och information kan både ändras och läggas till vid senare tillfällen.  

En post kan ha inga, en eller flera filer kopplade till sig som bilagor. Du kan i listan över poster i den aktiva mappen se antalet filer som varje post innehåller. Du ser i så fall en siffra i kolumnen för gemet (denna kolumn ligger oftast långt till vänster i den aktiva mappen) Klicka på siffran, så ser du vilka filerna är. Då kan du också välja att titta på eller ladda ner en specifik fil.

Överblicka och hitta information i den aktiva mappen

Aktiva mappar kan innehålla många poster. För att enkelt få en tydlig överblick över information om posterna och deras innehåll, finns kraftfulla funktioner för att sortera, gruppera och filtrera rader i de aktiva mapparna.

Att öppna en post

Poster skapas i aktiva mappar. När du öppnar den aktiva mappen visas samtliga poster i den aktuella mappen. Klicka på postens titel (blå text) för att se all information om den aktuella posten.