Introduktion

Nya rumsmedlemmar skapas av rumsadministratören. Rumsadministratören kan lägga till nya medlemmar genom att antingen välja från listan över arbetsområdesmedlemmar eller skapa helt nya medlemmar genom att ange användarens e-postadress.

Om det finns en områdesmedlem med den angivna e-postadressen, kommer denna områdesmedlem att läggas till som ny användare i rummet.

Alla användare som bjuds in till ett rum blir automatiskt även medlemmar i rummets tillhörande arbetsområde, utöver (kund-)området.

Lista rumsmedlemmar

Visa rumsmedlemslistan genom att

• Navigera till rumsöversikten genom att klicka på Arbetsområden & Rum
• Välj Inställningar för det aktuella rummet
• Välj Medlemmar från menyn till vänster

Skapa rumsmedlemmar

Du skapar rumsmedlemmar genom att utföra följande steg:

• Gå till medlemslistan för det aktuella rummet såsom beskrivs ovan
• Klicka på knappen LÄGG TILL MEDLEMMAR
• Lägg till medlemmar genom att välja medlemmar från rullgardinsmenyn eller via den AVANCERADE MEDLEMSVÄLJAREN
• Kryssa i om valda medlemmar ska få inbjudningar eller inte
• Klicka på SPARA-knappen för att lägga till medlemmarna i rummet

Importera rumsmedlemmar

Nya medlemmar kan skapas och befintliga medlemmar ändras genom att importera dem till ett rum. Detta gör du genom att utföra följande steg:

• Skapa en Excel-fil som innehåller en rad per medlem med följande kolumner:
• Förnamn
• Efternamn
• Roll (observatör, deltagare, administratör)
• Företag
• E-postadress (obligatoriskt)
• Telefon
• Mobil
• Grupp(er)
• Markera önskade rader i Excel-filen och välj CTRL-C (kopiera)
• Navigera till medlemslistan för önskat rum
• Klicka på knappen IMPORTERA MEDLEMMAR
• Välj CTRL-V (klistra in)
  OBS! Kontrollera att ordningsföljden på kolumnerna i Excel-filen motsvarar ordningsföljden på kolumnerna i administrationssystemet vid import
• Klicka på SPARA-knappen för att påbörja importen av medlemmar 

Om du importerar befintliga medlemmar uppdateras informationen om medlemmen enligt följande regler:

1. Förnamn och efternamn skrivs inte över
2. Rollen ändras om angiven roll är en annan än den nuvarande
3. Företag skrivs över
4. E-postadress kan inte ändras
5. Telefonnummer skrivs över
6. Mobilnummer skrivs över
7. Användaren läggs till i den angivna gruppen/grupperna om han/hon inte redan är medlem i dessa sedan tidigare

Ändra en rumsmedlems användarprofil

Endast områdesadministratören kan ändra all information i medlemmens användarprofil.

Rumsadministratören kan dock ändra följande information:

• Roller i rum som han/hon är administratör för

Utför följande steg för att ändra en användarprofil:

• Navigera till medlemslistan för det aktuella rummet
• Markera en medlem och klicka på knappen VISA PROFIL eller klicka på medlemmens profilbild
• Ändra önskade fält
• Klicka på SPARA-knappen

Radera rumsmedlemmar

• Navigera till medlemslistan för det aktuella rummet
• Markera de medlemmar som ska tas bort från rummet
• Klicka på TA BORT-knappen
• Bekräfta att medlemmarna ska raderas genom att svara Ja på kontrollfrågan. Medlemmarna raderas därefter från rummet

Bjud in rumsmedlemmar

• Navigera till medlemslistan för det aktuella rummet
• Markera de medlemmar som du vill bjuda in
• Klicka på knappen BJUD IN för att skicka inbjudningarna

Exportera rumsmedlemmar

• Navigera till medlemslistan för det aktuella rummet
• Markera de medlemmar som du vill exportera (om du inte markerar någon, exporteras alla). Här kan man även välja att använda filter/grupperingar först och därefter markera alla inom valt filter/gruppering
• Klicka på knappen EXPORTERA och välj mellan alternativen Excel (samtliga kolumner) och Excel (alla synliga kolumner)

Administrera roller

Rumsadministratören kan, såsom beskrivs i kapitlet Ändra en rumsmedlems användarprofil, ändra rumsmedlemmens roll i rummet.

Ändringen av en rumsmedlems roll görs enklast direkt från medlemslistan genom att klicka på kolumnen Roll för den aktuella användaren.