I denna artikel lär du dig att skapa en anmärkning, förstå fälten, följa framstegen via status och koppla avvikelsen till annan dokumentation.

Följande gås igenom: (Klicka på raden för snabbval)

1. Vad är en anmärkning.

2. Skapa en anmärkning.

3. Hur man arbetar med en anmärkning.

   1. Övergripande information (vem/var)

   2. Ändra en anmärkning

   3. Steg och status.

   4. Kopplade poster.

   5. Bilagor, placering och kommentarer.

   6. Rapporter.

4. Typiska sätt att använda anmärkningar.

I denna artikel lär du dig att skapa en anmärkning, förstå fälten, följa framstegen via status och koppla anmärkningen till annan dokumentation.

1.0 Vad är en anmärkning.

Anmärkningar används för att fånga upp och följa upp förhållanden som avviker från krav, förväntad standard eller normal drift – till exempel skador, brister, arbetsmiljöfrågor eller kvalitetsavvikelser. Där en registrering eller inspektion dokumenterar en observation, säkerställer anmärkningsprocessen att observationen faktiskt följs upp tills den är åtgärdad: någon får ansvar, en deadline sätts och status visar alltid var ärendet står. Det ger spårbarhet från fynd till avslutat ärende – något som är centralt i all anmärkningshantering.

2.0 Skapa en anmärkning

En anmärkning kan skapas på två sätt:

1. Direkt från anmärkningslistan – gå till Anmärkningar i menyn till vänster och klicka + Ny.
2. Från en inspektion – skapa en registrering av typen anmärkning kopplad till en kontrollpunkt. 
   (se mer detaljerad förklaring här: Hur man arbetar med inspektioner).

Observera! Oavsett var du startar är fälten, statusflödet och funktionaliteten som beskrivs i artikeln densamma.

I menyn "Anmärkningar" till vänster kan du se en eller flera varianter av anmärkningsprocesser. De har ursprung från:

• Anmärkning – en fristående anmärkning, inte kopplad till någon inspektion.

• Inspektionsanmärkning – Anmärkningar som skapats från en specifik inspektionsprocess och som behåller kopplingen till denna.

Under Anmärkningar hittar du också en standardiserad indelning som visar antal anmärkningar per status: Öppen, Färdig och Stängd.

3.0 Hur man arbetar med en avvikelse
 

3.1 Övergripande information (vem/var).

När du skapar eller öppnar en anmärkning kan du se följande fält:

• Titel – Fritt textfält. Sätt en beskrivande titel själv; den genereras inte automatiskt.

• Beskrivning – Fritext som beskriver anmärkningen.

• Ansvarig/Ansvariga – Sökbart fält där du väljer en eller flera personer eller grupper som ska följa upp anmärkningen.

• Deadline – Datum för när anmärkningen ska vara åtgärdad.

• Utförd – En enkel ja/nej-bekräftelse på att anmärkningen är åtgärdad. Utförd hänger ihop med Deadline och Ansvarig/Ansvariga som en liten uppföljningspaket, men ändrar inte status eller funktionalitet i sig – det är endast en bekräftelse. Från Utförd kan du sedan ändra Steg till exempelvis Färdig eller Stängd.

• Anmärkningstyp – Listfält: Kvalitet, Arbetsmiljö, Design, Dokumentation, Funktionell, Miljö, Annat.

• Allvarlighetsgrad – Listfält: Låg, Medel, Hög, Kritisk.

• Steg – se eget avsnitt nedan.

Systemet fyller även automatiskt i:

• Skapad / Skapad av – när och av vem anmärkningen registrerades.
• Ändrad / Ändrad av – senaste ändringstidpunkt och vem som ändrade.

Dessa systemfält kan inte redigeras.

3.2 Ändra en anmärkning

1. Klicka Redigera högst upp i anmärkningen.

2. Justera önskade fält (Titel, Beskrivning, Ansvarig/Ansvariga, Deadline, Utförd, Anmärkningstyp, Allvarlighetsgrad, Steg).

3. Under flikarna Bilagor och Placering i redigeringsvyn kan du även lägga till bilagor eller placering på karta eller modell utan att lämna dialogen.

4. Klicka Spara.
    

3.3 Steg och status

Steg är den övergripande statusen för anmärkningen och styr vilken funktionalitet som är tillgänglig:

• Öppen – anmärkningen är under arbete.

• Färdig – anmärkningen är åtgärdad men fortfarande redigerbar.

• Stängd – anmärkningen är avslutad och stängd för vidare redigering.

När en anmärkning sätts till Stängd visas detta tydligt i vyn (bland annat med en låssymbol vid titeln). För att redigera anmärkningen igen måste den flyttas tillbaka till ett tidigare steg. Denna funktion är beroende av att du har rätt behörigheter i systemet – har du inte det kommer du inte att se möjligheten att återöppna anmärkningen.
 

Notera skillnaden mellan Steg och Utförd: Utförd är endast en bekräftelse på att arbetet är gjort, medan Steg är det som faktiskt styr om anmärkningen är öppen eller stängd för redigering.

3.4 Kopplade poster

Du kan koppla en anmärkning till andra poster utan begränsningar på typ eller var de kommer ifrån. En anmärkning kan kopplas till dokumentation, inspektioner, uppgifter eller andra anmärkningar – både inom Interaxo Capture och över till Interaxo Project.

Skapa en koppling:

1. Tryck Lägg till koppling.
2. Sök efter önskad registrering.
3. Tryck + Lägg till för att skapa kopplingen.

När registreringar är kopplade kan du enkelt navigera fram och tillbaka mellan dem.

Ta bort en koppling:

1. Tryck x bredvid kopplingen.
2. Bekräfta borttagningen.

Denna artikel ger bara en överblick. För en fullständig genomgång, se Hur man använder kopplade poster.

3.5 Bilagor, placering och kommentarer

Till höger i avvikelsvyn hittar du flikar för:

• Placering – Visa anmärkningens placering i modell eller karta. Om ingen placering har lagts till visas "Ingen placering tillagd". Klicka Lägg till placering för att koppla anmärkningen till en placering.

• Bilagor – Ladda upp bilder eller andra relevanta filer.

• Kommentarer – För dialog om anmärkningen, till exempel fackliga klargöranden eller beslut om vidare åtgärder.

3.6 Rapporter

Klicka Ladda ner rapport för att generera en rapport för anmärkningen. Rapporten genereras i bakgrunden; vänta tills den är klar innan du fortsätter. Rapporten laddas då ner i en uppdaterad version som innehåller all information från tidpunkten då den genererades. Nyare och äldre versioner kan hittas under Bilagor.

4. Typiska sätt att använda anmärkningar

• Registrera kvalitets- eller arbetsmiljöanmärkningar som upptäcks under besiktning eller inspektion.

• Följa upp brister vid övertagande, med ansvarig och deadline.

• Dokumentera att en anmärkning är åtgärdad och stäng ärendet med full spårbarhet.

• Koppla anmärkningen till dokumentationen eller inspektionen den härstammar från, för full kontext.

Se även:

• Hur man arbetar med dokumentation
• Hur man arbetar med inspektioner
• Hur man skapar och tilldelar uppgifter
• Hur man använder kopplade poster