Följande gårs igenom: (Klicka på raden för genväg)

1. Vad är en uppgift.

2. Skapa en uppgift.

3. Hur man arbetar med en uppgift.

   1. Övergripande information (vem/var)

   2. Ändra en uppgift.

   3. Steg och status.

   4. Tillhörande poster.

   5. Bilagor, placering och kommentarer.

   6. Rapporter.

4. Typiska sätt att använda uppgifter på.

I denna artikel lär du dig att skapa en uppgift, förstå fälten, följa framsteg genom status, och koppla uppgiften till annan registreringsdokumentation.

1.0  Vad är en uppgift

Uppgift används för att fånga upp och följa upp förhållanden som avviker från krav, förväntad standard eller normal drift – till exempel skador, brister, HMS-förhållanden eller kvalitetsanmärkningar. Där en registrering eller inspektion dokumenterar en observation, säkerställer anmärkningprocessen att observationen faktiskt följs upp tills den är åtgärdad: någon får ansvar, en tidsfrist sätts, och statusen visar alltid var ärendet står. Det ger spårbarhet från fynd till avslutat ärende – något som är centralt i all anmärkninghantering.
 

2.0 Skapa en uppgift

En uppgift kan skapas på två sätt:

1. Direkt från uppgiftslistan – gå till uppgift i menyn till vänster och klicka + Ny.
2. Från en inspektion – skapa en registrering av typen uppgift kopplad till en kontrollpunkt. 
   (se mer detaljerad förklaring här: Hur man arbetar med inspektioner).

Observera! Oavsett var du startar är fälten, statusflödet och funktionaliteten i övrigt densamma i artikeln.

I menyn "uppgift" till vänster kan du se en eller flera varianter av anmärkningprocesser. De har ursprung från:

• Uppgift – en fristående uppgift, inte kopplad till någon inspektion.
• Inspektionsuppgift – Uppgift som skapats från en specifik inspektionsprocess, och som behåller kopplingen till denna.

Under oppgifter hittar du också en standardiserad indelning som visar antal uppgifter per status: Öppen, Färdig och Stängd.
 

3.0 Hur man arbetar med en uppgift
 

3.1 Övergripande information (vem/var).

När du skapar eller öppnar en uppgift kan du se följande fält:

• Titel – Fritt textfält. Sätt en beskrivande titel själv; den genereras inte automatiskt.
• Beskrivning – Fritext som beskriver uppgiften.
• Ansvarig(a) – Sökfält där du väljer en eller flera personer eller grupper som ska följa upp uppgiften.
• Tidsfrist – Datum för när uppgiften ska vara åtgärdad.
• Utförd – En enkel ja/nej-bekräftelse på att uppgiften är åtgärdad. Utförd hänger ihop med Tidsfrist och Ansvarig(a) som en liten uppföljningspaket, men ändrar inte status eller funktionalitet i sig själv – det är endast en bekräftelse. Från Utförd kan du sedan ändra Steg till exempelvis Färdig eller Stängd.
• Steg – se eget avsnitt nedan.

Systemet fyller också automatiskt i:

• Skapad / Skapad av – när och av vem uppgiften registrerades.
• Ändrad / Ändrad av – senaste ändringstidpunkt och vem som ändrade.

Dessa systemfält kan inte redigeras.

3.2 Ändra en uppgift

1. Klicka Redigera högst upp i uppgiften.
2. Justera önskade fält (Titel, Beskrivning, Ansvarig(a), Tidsfrist, Utförd, Steg).
3. Under flikarna Bilagor och Placering i redigeringsvyn kan du också lägga till bilagor eller placering på karta eller modell utan att lämna dialogen.
4. Klicka Spara.

3.3 Steg och status

Steg är den övergripande statusen på uppgiften, och styr vilken funktionalitet som är tillgänglig:

• Öppen – uppgiften är under arbete.
• Färdig – uppgiften är åtgärdad, men fortfarande redigerbar.
• Stängd – uppgiften är avslutad och stängd för vidare redigering. 

När en uppgift sätts till Stängd visas detta tydligt i visningen (bland annat med en låssymbol vid titeln). För att redigera uppgiften igen måste den flyttas tillbaka till ett tidigare steg. Denna funktion är beroende av att du har rätt behörigheter i systemet – har du inte det, kommer du inte att se möjligheten att återöppna uppgiften.
 

Notera skillnaden mellan Steg och Utförd: Utförd är endast en bekräftelse på att arbetet är gjort, medan Steg är det som faktiskt styr om uppgiften är öppen eller stängd för redigering.

3.4 Tillhörande poster

Du kan koppla en uppgift till andra poster utan begränsningar på typ eller var de kommer ifrån. En uppgift kan kopplas till dokumentation, inspektioner, uppgifter eller andra uppgifter – både inom Interaxo Capture och över till Interaxo Project.

Skapa en koppling:

1. Tryck Lägg till koppling.
2. Sök efter önskad registrering.
3. Tryck + Lägg till för att skapa kopplingen.

När registreringar är kopplade kan du enkelt navigera fram och tillbaka mellan dem.

Ta bort en koppling:

1. Tryck x bredvid kopplingen.
2. Bekräfta borttagningen.

Denna artikel ger endast en översikt. För en fullständig genomgång, se Hur man använder tillhörande poster.

3.5 Bilagor, placering och kommentarer

Till höger i uppgiftsvyn hittar du flikar för:

• Placering – Visa uppgiftens placering i modell eller karta. Om ingen placering har lagts till visas "Ingen placering tillagd". Klicka Lägg till placering för att koppla uppgiften till en plats.
• Bilagor – Ladda upp bilder eller andra relevanta filer.
• Kommentarer – För dialog om uppgiften, till exempel fackliga klargöranden eller beslut om vidare åtgärder.

3.6 Rapporter

Klicka Ladda ner rapport för att generera en rapport för uppgiften. Rapporten genereras i bakgrunden; vänta tills den är klar innan du fortsätter. Rapporten laddas då ner som en uppdaterad version som innehåller all information från tidpunkten den genererades. Nyare och äldre versioner kan hittas under Bilagor.
 

4. Typiska sätt att använda uppgift på

• Tilldela konkreta arbetsuppgifter som uppstår under en besiktning, inspektion eller dokumentation. 
• Följa upp åtgärder och insatser med ansvarig och tidsfrist, oavsett om de är kopplade till anmärkning eller inte.
• Dokumentera att en uppgift är utförd, och stänga den med full spårbarhet. 
• Koppla uppgiften till dokumentationen, inspektionen eller anmärkningen den härstammar från, för full kontext.

Se även:

• Hur man arbetar med dokumentation
• Hur man arbetar med inspektioner
• Hur man skapar och tilldelar anmärkningar
• Hur man använder kopplade poster