Oppføringer og tilhørende informasjon

Oppføringer vises som tabellrader i en aktiv mappe. Oppføringene inneholder metadata (egenskapsfelter) som man kan bruke til å registrere spesifikk informasjon om det enkelte dokument (eller oppgave/aksjon). Disse egenskapfeltene representerer kolonnene i den aktive mappen.

Øvrig innhold i oppføringer

Filer kan lastes opp som Vedlegg til oppføringen. Alle som har tilgang til en oppføring kan også legge til Kommentarer til oppføringen. Alle operasjoner som utføres på en oppføring tas vare på i en egen logg.​​​

Metadatafelter (egenskapfelter) 

Metadatafeltene er unike for den enkelte aktive mappe, avhengig av hva mappen skal brukes til. Dersom mappen skal inneholde tegninger, ønsker man for eksempel å benytte metadatafelter som tegningsnummer, tittel, bygningsnummer, revisjon, fag osv.

Oppføringer kan også beskrive oppgaver som skal utføres. Da er det naturlig å benytte metadatafelter som f.eks oppgavebeskrivelse, datofrist, ansvarlig person og status på oppgaven.

Metadatafelter kan være obligatoriske eller valgfrie.

Filer

Filer kan ikke lastes opp til en aktiv mappe direkte, men må legges inn som vedlegg i en eksisterende oppføring i mappen. I praksis vil man som oftest  opprette en ny oppføring, legge inn informasjon i metadatafeltene og laste opp filer i én og samme operasjon. Både vedlegg og informasjon kan også endres eller legges til senere.

Man kan se hvilke oppføringer som har vedlegg ved at antall filer vises i binders-kolonnen i tabellraden. Klikk på antall filer for å vise alle vedleggene i oppføringen. Klikk på filnavnet, Vis- eller Vis i ny fane-lenken for å se innholdet i en fil. Klikk på Last ned-lenken for å lagre filen på egen PC.
NB: Vær oppmerksom på at enkelte filformater alltid blir lastet ned selv om du har valgt forhåndsvisning.

Gjenfinning og oversikt

Aktive mapper kan inneholde svært mange oppføringer. For enkelt å kunne skaffe seg god oversikt over informasjonen om oppføringene og deres innhold, finnes det kraftige funksjoner for sortering, gruppering og filtrering av radene i mappen.

Åpne en oppføring

Oppføringer opprettes i aktive mapper. Når du åpner en aktiv mappe, vises samtlige oppføringer i mappen. Klikk på oppføringstittelen (lenke med blå font) for å se all informasjon om den aktuelle oppføringen (dokumentet).