Innledning
Masseimport av filer er tilgjengelig hvis Tegningshåndtering er aktivert for området.
Funksjonalitet for å importere filer til en aktiv mappe med eller uten arbeidsflyt kan enten benyttes for å importere filer til bestemte oppføringer eller for å importere filer og samtidig nye oppføringer.
Lag en Excel-fil med samme kolonneoppsettet som i den aktive mappen. Feltene i den aktive mappen må være i samme rekkefølge som kolonnene i Excel. Navnene på kolonnene behøver derimot ikke å være identiske. Alle felt som er obligatoriske må være utfylt, ellers vil ikke oppføringen bli importert inn.
Fyll ut Excel-filen med alt av data som skal importeres inn. Hver rad i Excel opprettes som en oppføring i den aktive mappen.
Importere oppføringer
- Marker de aktuelle radene og cellene i Excel.
NB! kolonneoverskriftene skal ikke tas med. - Trykk CTRL+C (kopier) for å kopiere ønskede rader
- Høyreklikk på den aktive mappen i Interaxo og velg Importer > Oppføringer
Importvinduet åpnes. - Trykk CTRL+V for å lime inn de kopierte radede fra Excel.
- Kontroller at alt innhold er riktig. Rett opp eventuelle feil. Er det svært mye som er feil kan man også velge og rette dette opp senere ved hjelp av Excel (masseredigering). La da verdiene være slik det er når du importer. Se egen artikkel om oppdatere eksisterende oppføringer.
- Trykk på Import-knappen
- All informasjon som er obligatorisk må være utfylt. Dersom noe mangler eller er feil, vil du se en rød rute rundt det gjeldende feltet. Dette kan da rettes opp. Det kan være ren tekst eller ferdigdefinerte valglister.
- Foran hver rad i importvinduet vises det en liten hake:
- Rød: betyr at noe er feil og må rettes opp
- Blå: betyr at det blir opprettet en ny oppføring
- Grønn: betyr at oppføringen allerede finnes i mappen og at den vil bli oppdatert
- Gul: betyr at oppføringen allerede finnes og at den vil bli oppdatert med en ny revisjon (revisjonsnummer og revisjonsdato vil bli endret)
Oppføringene er nå opprettet og du kan nå legge til filer i de respektive oppføringene. Du kan legge til flere filer inn i samme oppføring.
Importere filer
- Høyreklikk på den aktive mappen og velg Importer - Filer
- Kontroller at filnavnet matches mot rett felt. Dette anbefaler vi at er et unikt felt slik som f.eks. tegningsnummer. Feltverdien må være det samme som filnavnet (bortsett fra filendelsen). Det går an å sette på en regel hvor dette unike feltet kun er første del av filnavnet. Dette kaller vi Delvis treff på filnavn og omtales lengre ned.
- Trykk på knappen Legg til fil og velg de filene du vil importere fra filsystemet
- Når filene har blitt lagt inn i listen kontrollerer du at all informasjon i kolonnene stemmer
- Du har også mulighet til å bruke en regel for filnavn. Dette kalles Delvis treff på filnavn.
Eksempel: Filen ”A-40.1-113_revA-pdf” importeres til feltet for tegningsnummer ”A-40.1-113”. Systemet tar ikke hensyn til det som kommer etter tegnet ”_” i dette eksempelet.
NB! Når du bruker Delvis treff på filnavn må du velge dette FØR du klikker på knappen Legg til fil. - Hvis du velger en fil som ikke allerede har en eksisterende oppføring i mappen, vil ny oppføring bli opprettet. Fyll inn med korrekt informasjon.Både oppføring og fil opprettes samtidig.
- Trykk til slutt på Import-knappen.
Dersom du ikke har knappen Importer - filer tilgjengelig må du markere én og én oppføring og deretter trykke på knappen Legg til fil og velg fil(er) i Windows Utforsker til den respektive oppføringen.
Oppdatere eksisterende oppføringer
TIPS: Hvis du vil masseredigere flere oppføringer som allerede ligger inne, kan du eksportere disse til Excel først og gjøre alle endringene der. Deretter importerer du oppføringene inn igjen i Interaxo.
- Etter at du har gjort endringer i Excel, trykker du på Importere > Oppføringer.
- Marker for Oppdater eksisterende oppføringer
- Velg deretter hvilket felt som skal matches
- Kopier ønskede rader i Excel (Ctrl+C) og lim disse inn (Ctrl+V) i Interaxo.
De oppføringene som har blitt endret vil nå bli oppdatert i mappen. - Klikk på Importer-knappen
- Alle oppføringene som nå ligger i listen vil bli importert (uavhengig om det finnes en hake foran oppføringen eller ikke).
TIPS: Hvis du vil ha en automatisk oppdatering av revisjonsnummer og revisjonsdato, velger du felt for dette under rubrikken Revideringsinnstillinger.
NB! Når du har trykket på Legg til vedlegg og åpnet importvinduet, må du først legge inn revideringsinnstillingene - før du legger til filer.
Revideringsinnstillinger
- Velg hvilket av felt som skal være revisjonsfeltet. I revisjonsfeltet for mappen kommer den eksisterende verdien til å bli oppdatert til neste gjeldende revisjonsnummer når du legger til filer i dialogboksen.
- Velg hvilket felt som skal være revisjonsdato. I revisjonsdatofeltet for mappen vil dagens dato automatisk bli satt.
- Trykk deretter på knappen Legg til fil og legg til de filer du vil importere
- Klikk på Importere-knappen
Kommentarer
0 kommentarer
Artikkelen er stengt for kommentarer.