Innledning

Å produsere rapporter, referater eller andre dokumenter har nå blitt mye enklere og mer effektivt. Ved å opprette en filmal med bokmerker som tilsvarer feltnavnene i den aktive mappen, kan systemet automatisk erstatte bokmerkene i malfilen med rom metadata eller metadata-verdier fra oppføringen. Dette omtales også som fletting av metadata.

Den eneste filtypen som foreløpig støttes er Open office Word (docx).

Opprette en filmal

1. Opprett et dokument i Word
2. Plasser markøren der du vil at bokmerket skal stå
3. Velg Sett inn> Hurtigdeler > Felt
4. Velg Utskriftsfletting fra nedtrekksfeltet Kategorier
5. Velg MergeField fra listen under Feltnavn
6. I Feltnavn-feltet under Feltegenskaper, skriv inn et$-tegn etterfulgt av navnet på ønsket felt innenfor klammeparentes,
   6a. for å bruke verdi fra rom metadata legg rom metadata ID etterfulgt av _Room inn i klammeparantesen,  f.eks. ${Prosjektnr} eller ${Kontraktnr}
   6b. for å bruke verdi fra et felt i en aktiv mappe legg Feltnavn inn i klammeparantesen,  f.eks. ${OppføringsID} eller ${Tittel}
7. Klikk på Ok-knappen for å legge til bokmerket i maldokumentet

Obs: Hovedregelen for konvertering fra navn på egendefinert metadatafelt til bokmerke er enkel: Bruk samme navn, men fjern alle tegn som ikke er alfanumeriske, som f.eks. punktum ("."), mellomrom (" "), bindestrek ("-") og andre spesialtegn. Norske bokstaver i navnet på egendefinerte felter støttes.

• Eksempel: Hvis du har et egendefinert felt som heter "Tel. No." i mappedefinisjonen, må tilsvarende bokmerke hete "TelNo".
• Feltet er sensitivt for store og små bokstaver.

Systemfelter som opprettes automatisk, for eksempel «Eier», «Opprettet» eller «Opprettet av», kan legges inn i malfilen ved å bruke følgende generelle metadatafelter på engelsk:

• CreatedBy
• Created
• ChangedBy
• Changed
• CurrentDate
• CurrentUser
• Owner
• RoomShortname
• RoomTitle
• RoomDescription
• CommunityId
• CommunityName
• CommunityProject

Last opp filmalen til Interaxo Project

1. Last opp filmalen du har opprettet til filmalområdet i Interaxo Project Admin
2. I Interaxo Project, opprett en oppføring som skal flettes med filmalen din

Obs: Opprett oppføringen og lagre den før du laster opp filmalen som vedlegg til oppføringen

3. Naviger deretter inn på oppføringen
4. Klikk på .. > Fil fra mal
5. Velg filmal
6. Oppgi nytt filnavn på dokumentet
7. Kryss av for «Kopier metadata fra oppføringen til malen»
8. Klikk på Ok-knappen
9. Verifiser at den nye rapporten er opprettet som et vedlegg til oppføringen
   
   

Endre bokmerker i malen

1. Marker bokmerket du ønsker å endre på
2. Høyreklikk og velg Aktiver/Deaktiver feltkoder
3. Endre navnet på bokmerket

• Eksempel: { MERGEFIELD  ${Endre dette}  \* MERGEFORMAT }

4. Høyreklikk igjen og velg Oppdater felt
5. Lagre filmalen og last denne opp på nytt under Filmaleri Administrasjonsklienten

NB: Avvik mellom ulike versjoner av MS Word kan forekomme.