Introduksjon

Nye rommedlemmer opprettes av romadministrator. Ved oppretting av nye medlemmer kan romadministrator enten velge fra listen over arbeidsområdemedlemmer, eller opprette helt nye medlemmer ved å oppgi brukerens epostadresse.

Dersom et områdemedlem med oppgitt epostadresse finnes, blir områdemedlemmet opprettet som ny bruker i rommet.

Alle brukere som inviteres inn i et rom blir automatisk også medlemmer av rommets tilhørende arbeidsområde, i tillegg til (kunde-)området.

Liste rommedlemmer

Se på rommedlemslisten ved å:

• Navigere til romoversikten ved å klikke på Arbeidsområder & Rom
• Velg Innstillinger for det aktuelle rommet
• Velg Medlemmer fra menyen til venstre
  
  

Opprette rommedlemmer

Opprett nye rommedlemmer ved å utføre følgende steg:

• Gå til medlemslisten for det aktuelle rommet som beskrevet over
• Klikk på LEGG TIL MEDLEMMER-knappen
• Legg til medlemmer ved å velge dem fra nedtrekkslisten eller bruk AVANSERT MEDLEMSVELGER
• Kryss av for om valgte medlemmer skal motta invitasjon eller ikke
• Klikk på LAGRE-knappen for å legge medlemmene til i rommet

Importere rommedlemmer

Nye medlemmer kan opprettes, og eksisterende medlemmer kan endres, ved å importere dem til et rom. Dette gjøres ved å utføre følgende steg:

• Lag et Excel-dokument som inneholder én rad pr medlem med følgende kolonner:
  • Fornavn
  • Etternavn
  • Rolle (Observatør, Deltaker eller Administrator)
  • Firma
  • Epost (obligatorisk)
  • Telefon
  • Mobil
  • Gruppe(r)
• Marker ønskede rader i Excel-dokumentet og velg CTRL-C (kopier)
• Naviger til medlemslisten for ønsket rom
• Klikk på IMPORTER MEDLEMMER-knappen
• Velg CTRL-V (lim inn)
  OBS: Kontroller at rekkefølgen på kolonnene i Excel-dokumentet samsvarer med kolonnerekkefølgen for importbildet i administrasjonssystemet
• Klikk på LAGRE knappen for å starte importen av medlemmer 

Dersom man importerer eksisterende medlemmer blir informasjonen om medlemmet oppdatert i henhold til følgende regler:

1. Fornavn og etternavn skrives ikke over
2. Rolle endres dersom angitt rolle er en annen enn den nåværende
3. Firma overskrives
4. Epost kan ikke endres
5. Telefon overskrives
6. Mobil overskrives
7. Brukeren legges til angitte gruppe(r) dersom han ikke er medlem av disse fra før

Endre et rommedlems brukerprofil

Kun områdeadministrator kan endre alle opplysninger på medlemmets brukerprofil, bortsett fra e-posten.

Romadministrator kan endre følgende informasjon:

• Roller i rom han/hun er administrator for

Utfør følgende steg for å endre en brukerprofil:

• Naviger til medlemslisten for det aktuelle rommet
• Marker et medlem og klikk på knappen VIS PROFIL eller klikk på medlemmets profilbilde
• Endre ønskede felter
• Klikk på LAGRE-knappen

Fjerne rommedlemmer

• Naviger til medlemslisten for det aktuelle rommet
• Marker de medlemmene som skal fjernes fra rommet
• Klikk på FJERN-knappen
• Ved å svare bekreftende på kontrollspørsmålet, blir de fjernet fra rommet

Invitere rommedlemmer

• Naviger til medlemslisten for det aktuelle rommet
• Marker de medlemmene du vil invitere
• Klikk på INVITER-knappen og invitasjoner sendes

Eksportere rommedlemmer

• Naviger til medlemslisten for det aktuelle rommet
• Marker de medlemmene du ønsker å eksportere (om du ikke markerer noen, så eksporteres alle). Her kan man også bruke filter/ gruppering først og så markere alle innenfor dette filteret/grupperingen
• Klikk på EKSPORTER-knappen og velg mellom alternativene Excel (alle kolonner) og Excel (alle synlige kolonner)

Administrere roller

Romadministrator kan, som beskrevet i kapitlet Endre et rommedlems brukerprofil, endre rommedlemmets rolle i rommet.

Endring av et rommedlems rolle kan enklest gjøres direkte fra medlemslisten ved å klikke i Rolle-kolonnen for den aktuelle brukeren.