Ved å legge inn metadata på et rom, så kan man enkelt bruke denne infoen i automatisk dokument ID og filnavngivning i aktive mapper i rommet. Man oppretter metadata med tilhørende verdi under innstillinger for rommet og kan deretter velge blant disse metadataene når man setter opp Dokument ID og egendefinert filnavn. Metadata egner seg for felt som har samme verdi i hele prosjektrommet, som f.eks. "Prosjektnr." og "Kontraktsnr.". Når disse skal brukes i aktive mapper, så sparer man tid på å opprette disse på et høyere nivå, i stedet for på hver enkelt mappe. 

Opprette, endre og slette metadata

Metadata opprettes fra Interaxo Admin, og kan opprettes, endres og slettes av en Romadministrator, Arbeidsområdeadministrator eller Områdeadministrator. 

Dette gjøres ved å

• åpne Innstillinger for rommet (klikk på Administrasjon når du er inne i rommet eller velg Innstillinger for rommet fra Arbeidsområder og rom-oversikten)
• legg til metadata ved å skrive inn navn og verdi og klikk på Legg til 
• endre eksisterende metadata ved å klikke på blyanten, gjøre endringer og klikke Lagre
• slette eksisterende metadata ved å klikke på søppelbøtten bak metadata som skal slettes og bekrefte sletting. Vær obs på at dersom metadata som er i bruk slettes, så vil eventuelle aktive mapper der dette brukes i enten Dokument ID eller filnavn også måtte oppdateres.

Metadata og automatisk Dokument ID

I Interaxo kan du generere dokumentnummer for innhold som har behov for en unik, egendefinert nummerering. Dette kan gjelde tegninger, avviks- og endringsmeldinger, referater, rapporter osv. I mappen listes dokumentnummerfeltet opp som Dokument-ID.
Når metadata er opprettes, kan disse enkelt benyttes i Dokument ID. I stedet for å opprette et valglistefelt for alle aktive mapper som bruker dette feltet, så kan det opprettes som metadata på romnivå, og velges som en del av Dokument ID. Dette er tidsbesparende, både ved opprettelse av et nytt prosjektrom, og når det er behov for å endre på en verdi.  Da endres dette kun på romnivå, og nye oppføringer som opprettes etter dette vil benytte nyeste verdi. Feltet vises ikke for brukerne, men inngår automatisk i Dokument ID.

Konfigurering

Se denne instruksjonen for hvordan nummergenerator settes opp: Konfigurere nummergenerator

Dersom det finnes metadata på rommet, så vil de være valgbare under Dokument ID.

• Definer hvilke felter de enkelte leddene i dokumentnummeret skal bestå av. Disse må være av typen Valgliste eller definert som metadata på romnivå. Alle valglistefelt må være obligatoriske og skrivebeskyttet.
  
  Gyldige skilletegn er bindestrek (-) og understreking (_). Klikk på bindestrek eller understreking etterfulgt av ENTER for å inkludere skilletegn i oppbygningen av dokumentnummeret.

Eksemplet under viser hvordan det ser ut i en aktiv mappe med to valglistefelter og to metadata.

Metadata og filnavngivning

Regelen for filnavngiving bestemmer hvordan filer som lastes opp som vedlegg til en oppføring skal navngis. Du kan sette regler for filnavn når du oppretter en mappe eller du kan endre eller sette regel for filnavngiving på eksisterende mapper. Samme som for Dokument ID, så kan f.eks. "Prosjektnr" og "Kontraktsnr" velges som en del av filnavn uten at de må opprettes som egendefinerte felter i hver aktive mappe. Metadata definert på rom vil være synlige i oppbygning av egendefinert filnavn, lignende som for Dokument ID.

Konfigurering

Se denne instruksjonen for hvordan filnavngivning settes opp: Konfigurere filnavngiving.

Metadata kan velges om du har valgt alternativet Lag regel for filnavn.

Du kan velge å lage din egen regel for filnavngiving. Da kan du velge at filnavn skal settes sammen av feltverdier, metadata på rom og faste tekster.