I denne artikkelen lærer du å opprette et avvik, forstå feltene, følge fremdriften gjennom status, og koble avviket til annen dokumentasjon. 

Følgende blir gått igjennom: (Trykk på rad for snarvei)

1. Hva er et avvik.

2. Opprette et avvik.

3. Hvordan jobbe med et avvik.

   1. Overordnet informasjon (hvem/hvor)

   2. Endre et avvik

   3. Steg og status.

   4. Tilknyttede oppføringer.

   5. Vedlegg, plassering og kommentarer.

   6. Rapporter.

4. Typiske måter å bruke avvik på.

I denne artikkelen lærer du å opprette et avvik, forstå feltene, følge fremdriften gjennom status, og koble avviket til annen dokumentasjon.

1.0  Hva er et avvik

Avvik brukes til å fange opp og følge opp forhold som avviker fra krav, forventet standard eller normal drift – for eksempel skader, mangler, HMS-forhold eller kvalitetsavvik. Der en registrering eller inspeksjon dokumenterer en observasjon, sikrer avviksprosessen at observasjonen faktisk følges opp til den er utbedret: noen får ansvar, en frist settes, og statusen viser alltid hvor saken står. Det gir sporbarhet fra funn til lukket sak – noe som er sentralt i all avvikshåndtering.
 

2.0 Opprette et avvik

Et avvik kan opprettes på to måter:

1. Direkte fra avvikslisten – gå til Avvik i menyen til venstre og klikk + Ny.
2. Fra en inspeksjon – opprett en registrering av typen avvik knyttet til et sjekkpunkt. 
   (se mer detaljert forklaring her: Hvordan jobbe med inspeksjoner).

Merk! Uansett hvor du starter, er feltene, statusflyten og funksjonaliteten videre i artikkelen den samme.

I menyen "Avvik" til venstre kan du se en eller flere varianter av avviksprosesser. De har opprinnelser fra:

• Avvik – et frittstående avvik, ikke knyttet til noen inspeksjon.
• Inspeksjonsavvik – Avvik som er opprettet fra en spesifikk inspeksjonsprosess, og som beholder koblingen til denne.

Under Avvik finner du også en standardisert inndeling som viser antall avvik per status.
 

3.0 Hvordan jobbe med et avvik
 

3.1 Overordnet informasjon (hvem/hvor).

Når du oppretter eller åpner et avvik, kan du se følgende felter:

• Tittel – Fritt tekstfelt. Sett en beskrivende tittel selv; den genereres ikke automatisk.
• Beskrivelse – Fritekst som beskriver avviket.
• Ansvarlig(e) – Søkbart felt der du velger én eller flere personer eller grupper som skal følge opp avviket.
• Frist – Dato for når avviket skal være utbedret.
• Utført – En enkel ja/nei-bekreftelse på at avviket er utbedret. Utført henger sammen med Frist og Ansvarlig(e) som en liten oppfølgingspakke, men endrer ikke status eller funksjonalitet i seg selv – det er kun en bekreftelse. Fra Utført kan du deretter endre Steg til for eksempel Ferdig eller Lukket.
• Avvikstype – Listefelt: Kvalitet, HMS, Design, Dokumentasjon, Funksjonell, Miljø, Annet.
• Alvorlighetsgrad – Listefelt: Lav, Middels, Høy, Kritisk.
• Steg – se eget avsnitt under.

Systemet fyller også automatisk inn:

• Opprettet / Opprettet av – når og av hvem avviket ble registrert.
• Endret / Endret av – siste endringstidspunkt og hvem som endret.

Disse systemfeltene kan ikke redigeres.
 

3.2 Endre et avvik

1. Klikk Rediger øverst i avviket.
2. Juster ønskede felt (Tittel, Beskrivelse, Ansvarlig(e), Frist, Utført, Avvikstype, Alvorlighetsgrad, Steg).
3. Under fanene Vedlegg og Plassering i redigeringsvisningen kan du også legge til vedlegg eller plassering på kart eller modell uten å forlate dialogen.
4. Klikk Lagre.
    

3.3 Steg og status

Steg er den overordnede statusen på avviket, og styrer hvilken funksjonalitet som er tilgjengelig:

• Åpen – avviket er under arbeid.
• Ferdig – avviket er utbedret, men fortsatt redigerbart.
• Lukket – avviket er avsluttet og stengt for videre redigering. 

Når et avvik settes til Lukket, vises dette tydelig i visningen (blant annet med en låsesymbol ved tittelen). For å redigere avviket igjen må det flyttes tilbake til et tidligere steg. Denne funksjonen er avhengig av at du har riktige rettigheter i systemet – har du ikke det, vil du ikke se muligheten til å gjenåpne avviket.
 

Legg merke til forskjellen på Steg og Utført: Utført er kun en bekreftelse på at arbeidet er gjort, mens Steg er det som faktisk styrer om avviket er åpent eller stengt for redigering.

3.4 Tilknyttede oppføringer

Du kan koble et avvik til andre oppføringer uten begrensninger på type eller hvor de kommer fra. Et avvik kan kobles til dokumentasjon, inspeksjoner, oppgaver eller andre avvik – både innad i Interaxo Capture og på tvers til Interaxo Project.

Opprette en kobling:

1. Trykk Legg til tilkobling.
2. Søk etter ønsket registrering.
3. Trykk + Legg til for å opprette koblingen.

Når registreringer er koblet, kan du enkelt navigere frem og tilbake mellom dem.

Fjerne en kobling:

1. Trykk x ved siden av koblingen.
2. Bekreft fjerningen.

Denne artikkelen gir bare et overblikk. For en fullstendig gjennomgang, se Hvordan bruke tilknyttede oppføringer.

3.5 Vedlegg, plassering og kommentarer

Til høyre i avviksvisningen finner du faner for:

• Plassering – Vis avvikets plassering i modell eller kart. Hvis ingen plassering er lagt til, vises "Ingen plassering lagt til". Klikk Legg til plassering for å koble avviket til en plassering.
• Vedlegg – Last opp bilder eller andre relevante filer.
• Kommentarer – Før dialog om avviket, for eksempel faglige avklaringer eller beslutninger om videre tiltak.
   

3.6 Rapporter

Klikk Last ned rapport for å generere en rapport for avviket. Rapporten genereres i bakgrunnen; vent til den er ferdig før du fortsetter. Rapporten laster da ned en oppdatert versjon som inneholder all informasjon fra tidspunktet den ble generert. Nyere og eldre versjoner kan finnes igjen under Vedlegg.

4. Typiske måter å bruke avvik på

• Registrere kvalitets- eller HMS-avvik funnet under befaring eller inspeksjon. 
• Følge opp mangler ved overtakelse, med ansvarlig og frist. 
• Dokumentere at et avvik er utbedret, og lukke saken med full sporbarhet. 
• Koble avviket til dokumentasjonen eller inspeksjonen det stammer fra, for full kontekst.

Se også:

• Hvordan jobbe med dokumentasjon
• Hvordan jobbe med inspeksjoner
• Hvordan opprette og tildele oppgaver
• Hvordan bruke tilknyttede oppføringer