Denne veiledningen gir en felles innføring i registreringer i Interaxo Capture-appen. Det som beskrives her, gjelder for alle typer registreringer. Veiledningene for hver enkelt prosess beskriver deretter arbeidsflyten for akkurat den prosessen.

Følgende blir gått igjennom:

1.0 Registreringstyper og arbeidsflyter

1.1 Enkeltstående registreringer

1.2 Inspeksjon

1.3 Oversikt over typene

2.0 Skjemaet for en registrering

2.1 Plassering

2.2 Bilder og videoer

2.3 Vanlige felter

3.0 Oppfølgingsfelter: Steg, Ansvarlig, Frist og Fullført

3.1 Steg

3.2 Ansvarlig

3.3 Frist

3.4 Fullført

4.0 Skjemaet for en inspeksjon

5.0 Detaljsiden: Egenskaper, Vedlegg og Logg

5.1 Egenskaper

5.2 Vedlegg

5.3 Logg

6.0 Lagre, endre og forkaste

1.0 Registreringstyper og arbeidsflyter

En registrering er alt du dokumenterer eller følger opp i Capture-appen. Det finnes to hovedformer:

• Enkeltstående registreringer – Én observasjon, ett funn eller én oppgave, for eksempel en dokumentasjon, et avvik eller en oppgave.
• Inspeksjoner – En ustrukturert gjennomgang med sjekkpunkter, der du samler flere registreringer og avslutter med en rapport.

Du velger type i menyen Registreringstype nederst til venstre på arbeidssiden. Se Hovednavigasjon (åpnes i egen fane).

Merk: Hvilke registreringstyper som er tilgjengelige, og hva de heter, bestemmes av hvordan prosjektet er satt opp. Navnene i denne veiledningen er standardnavnene.

1.1 Enkeltstående registreringer

• Dokumentasjon – Brukes til å vise og beskrive kvalitet, sikkerhet og fremdrift: hva som er gjort, brukt, ikke gjort eller planlagt. Dokumentasjon har bare vanlige felter, for eksempel tittel, beskrivelse og kategori, og ingen oppfølging med ansvarlig og frist.
   
• Avvik – Brukes til å fange opp og følge opp forhold som avviker fra krav eller forventet standard, for eksempel skader, mangler, HMS-forhold eller kvalitetsavvik. Noen får ansvar, en frist settes, og steget viser hvor saken står.
   
• Oppgave – Brukes til å tildele og følge opp arbeid som skal gjøres. Som avvik har oppgaven ansvarlig, frist og steg.

1.2 Inspeksjon

En inspeksjon brukes til en friere befaring eller gjennomgang av sjekkpunkter, der formålet er kontroll over større områder eller på tvers av flere temaer – for eksempel en vernerunde eller en overlevering. Du går gjennom sjekkpunktene i den rekkefølgen som passer, og registrerer det du finner underveis. En inspeksjon består av:

• Egenskaper – Hvem, når og hvor.
• Sjekkpunkter – Listen over det som skal gås gjennom.
• Registreringer – Dokumentasjon, avvik og oppgaver som oppstår underveis. Disse er vanlige registreringer, men knyttet til inspeksjonen og et sjekkpunkt.
• Rapport – Inspeksjonen genereres som en rapport som kan signeres.

Registreringer som opprettes i en inspeksjon, beholder koblingen til den. Avvik og oppgaver kan derfor følges opp på samme måte som enkeltstående registreringer, men samtidig kobles tilbake til hvilke sammenheng det ble oppdaget.

1.3 Oversikt over typene

2.0 Skjemaet for en registrering

Dokumentasjon, avvik og oppgave bruker det samme skjemaet. Øverst setter du plassering og legger til bilder og videoer. Under følger feltene fra malen.

Du kan starte en ny registrering fra modell, kart, kamera eller video. Rekkefølgen du fyller ut i, varierer litt etter hvor du startet, men skjemaet er det samme.
 

2.1 Plassering

Plassering knytter registreringen til et bestemt sted i prosjektet. Du kan sette plassering på to måter:

• Trykke direkte i modellen eller kartet før du oppretter registreringen. Dette er raskest når du allerede står i modell- eller kartvisningen.
• Trykke + Legg til plassering i skjemaet, og deretter velge punkt i modellen eller i kartet.

Hva som lagres, avhenger av hvor du plasserer:

• I modellen – objektinformasjon, lokasjon, etasje og rom hentes automatisk.
• I kartet – koordinater og adresse lagres automatisk. På kartet kan du også søke opp en adresse.

Plasseringen vises som et kort øverst i skjemaet. Trykk på kortet for å endre plasseringen senere.
 

Merk: En registrering som er knyttet til en modellreferanse kan ikke byttes til kartreferanse, og omvendt. Tilknytningen settes når registreringen opprettes.

2.2 Bilder og videoer

1. Trykk + under Bilder og videoer.
2. Ta ett eller flere bilder eller videoer med kameraet (bytt mellom Bilde og Video nederst i kameravisningen), eller velg eksisterende bilder fra bildebiblioteket.
3. Se gjennom bildene og videoene, og bekreft.

Du kan legge til flere bilder og videoer på samme registrering, også etter at den er opprettet.
 

Tips: Ta tydelige bilder som viser observasjonen godt. Tenk at den som ikke var til stede, skal forstå situasjonen ut fra bildene og beskrivelsen.

2.3 Vanlige felter

Under bilder og videoer følger feltene fra malen. Det vanligste er Tittel og Beskrivelse, men malen kan også ha egne felter som gjør det enklere å søke, filtrere og følge opp registreringen i etterkant. Feltene kan være:

• Tekstfelt – fritekst.
• Tallfelt – tall.
• Listefelt – velg én eller flere verdier fra en liste.
• Datofelt – velg dato.
• Personfelt – velg én eller flere personer eller grupper.

Felter merket Obligatorisk må fylles ut før du kan opprette eller lagre registreringen.

Vanlige felter lagrer informasjon, men utløser ikke varsler eller oppfølging. Et datofelt er derfor ikke det samme som en frist, og et personfelt er ikke det samme som ansvarlig. Et eksempel er Deltakere på en inspeksjon, der du velger hvilke prosjektdeltakere som var med, uten at de får ansvar eller varsler.
 

Merk: Hvilke felter som vises, hva de heter, og hvilke som er obligatoriske, bestemmes av hvordan prosjektet er satt opp. Dette kan derfor variere fra prosjekt til prosjekt.

3.0 Oppfølgingsfelter: Steg, Ansvarlig, Frist og Fullført

Noen felter gjør mer enn å lagre informasjon. De styrer hvem som får ansvar, når noe skal være gjort, om registreringen kan endres, og hvem som varsles. Alle fire finnes på avvik og oppgaver. Inspeksjoner har Steg. Se tabellen i 1.3 Oversikt over typene.

3.1 Steg

Steg viser hvor registreringen står i arbeidsflyten, for eksempel åpen, ferdig eller lukket. Stegene og navnene på dem er satt opp i prosjektets mal.

• En ny registrering starter i det første steget i arbeidsflyten.
• På en eksisterende registrering kan du bare velge de stegene arbeidsflyten tillater fra steget den står i nå.
• Steg styrer om registreringen er åpen for redigering. Står den i et låst steg, vises et låseikon, og felter, plassering og bilder kan ikke endres.
• Har prosessen bare ett steg, for eksempel dokumentasjon, vises ikke feltet.

3.2 Ansvarlig

Ansvarlig er personen eller gruppen som skal følge opp registreringen. Du kan velge én eller flere personer eller grupper.

• Den eller de som tildeles, varsles automatisk på e-post.
• Lenken i e-posten kan åpnes på mobilen, og tar deg direkte til registreringen i Capture-appen.
• Velges en gruppe, varsles alle i gruppen.

3.3 Frist

Frist er datoen for når registreringen skal være fulgt opp. Sammen med Ansvarlig gjør fristen det tydelig hvem som skal gjøre hva, og når.

• Den ansvarlige får påminnelse når fristen nærmer seg.
• Den ansvarlige får også varsel når fristen er passert.

3.4 Fullført

Fullført er en ja/nei-bekreftelse på at arbeidet er gjort.

• Fullført bekrefter bare at arbeidet er utført, og styrer varslene for registreringen.
• Fullført endrer ikke steget. For å ferdigstille eller lukke registreringen endrer du Steg, for eksempel til ferdig eller lukket.

Merk: Fullført og Steg har ulike roller. Fullført sier at arbeidet er gjort. Steg sier hvor registreringen står, og om den kan endres.

4.0 Skjemaet for en inspeksjon

En inspeksjon har et eget skjema, fordi den samler flere ting. Skjemaet består av:

• Egenskaper – feltene for inspeksjonen og Steg. I standardmalen er dette blant annet tittel, Dato for når inspeksjonen ble gjennomført, og Deltakere, der du velger hvilke prosjektdeltakere som var med. Dato og Deltakere er vanlige felter (se 2.3), ikke frist og ansvarlig.
• Sjekkpunkter – listen over det som skal gås gjennom, med fremdrift («X av Y sjekkpunkter»).
• Registreringer – dokumentasjon, avvik og oppgaver du legger til i inspeksjonen. De bruker det samme skjemaet som beskrevet i 2.0, med ett ekstra obligatorisk felt: Sjekkpunkt, der du velger hvilket sjekkpunkt registreringen hører til.

Registreringene lagres sammen med inspeksjonen når du trykker Lagre og lukk. Fra inspeksjonen kan du også generere og signere rapporten.

Hele arbeidsflyten for inspeksjoner er beskrevet i Hvordan arbeide og følge opp inspeksjoner (åpnes i egen fane).

5.0 Detaljsiden: Egenskaper, Vedlegg og Logg

Når du åpner en registrering eller inspeksjon som allerede er opprettet, vises detaljsiden med tre faner øverst. Fanene vises ikke mens du oppretter en ny registrering.
 

5.1 Egenskaper

Egenskaper er skjemaet med plassering, bilder og videoer og alle felter. Det er her du endrer innholdet i registreringen. For en inspeksjon viser fanen egenskaper, sjekkpunkter og registreringer.

5.2 Vedlegg

Vedlegg viser filene som er knyttet til registreringen, og antallet vises på fanen.

• For dokumentasjon, avvik og oppgaver vises andre filer enn bilder og videoer her, for eksempel PDF- og Office-filer. Bilder og videoer ligger under Egenskaper.
• For inspeksjoner vises alle filer, også genererte rapporter.
• Trykk på en fil for å åpne den i appen. PDF-er og Office-filer kan vises direkte.
• Har registreringen ingen filer, vises Ingen vedlegg.

Merk: Filer legges til og administreres på web. I appen kan du se filene, men ikke laste opp, laste ned eller slette dem.

Merk: PDF- og Office-filer er bare tilgjengelige offline hvis du har åpnet dem mens du var på nett. Ellers vises en melding om at filen bare er tilgjengelig online.

5.3 Logg

Logg viser historikken til registreringen, med den nyeste hendelsen øverst: hvem som gjorde hva, og når. Loggen viser blant annet når registreringen ble opprettet, hvilke felter som er endret (fra og til), endringer i steg, og filer som er lagt til.

• Loggen er bare til lesing, og kan ikke endres.
• Loggen krever nett. Offline vises en melding om at den bare er tilgjengelig online.
• En registrering som ikke er synkronisert ennå, har ingen logg før den er lastet opp.

Merk: Tidspunktet i loggen er når endringen kom frem til serveren. Endringer du gjør offline, får tidspunktet for når de ble synkronisert.

6.0 Lagre, endre og forkaste

Opprette: Når alle obligatoriske felter er fylt ut, blir knappen Opprett aktiv. Trykk på den for å lagre registreringen. Den vises da som en markør i modellen eller kartet, og i Oversikt.

Åpne og endre: Du kan åpne en eksisterende registrering på to måter:

• Via markør i modell eller kart – trykk på markøren og velg registreringen i listen som dukker opp. Tallet på markøren viser hvor mange registreringer som ligger på samme punkt.
• Via Oversikt – trykk på listeikonet øverst til høyre på arbeidssiden. Inspeksjoner åpnes alltid herfra, under fanen Inspeksjoner.

Gjør endringene, og trykk Lagre. For en inspeksjon trykker du Lagre og lukk.

Forkaste endringer: Går du tilbake med tilbakeknappen øverst uten å lagre, får du spørsmål om du vil forkaste endringene. Velg Forkast for å gå ut uten å lagre, eller Avbryt for å fortsette.

Registreringer fra en inspeksjon: Er registreringen opprettet fra en inspeksjon, vises et kort øverst som viser hvilken inspeksjon den hører til. Trykk på kortet for å gå direkte dit.

Merk: Registreringer du oppretter eller endrer offline, merkes som ikke synkronisert og lastes opp når du er på nett igjen. Se Synkronisering og offline bruk (åpnes i egen fane).

Se også: (åpnes i egen fane)

• Hvordan arbeide med dokumentasjon
• Hvordan arbeide og følge opp avvik
• Hvordan arbeide og følge opp oppgave
• Hvordan arbeide og følge opp inspeksjoner
• Hvordan bruke koblede registreringer
• Registreringslisten