Denne veiledningen viser arbeidsflyten for Oppgave i Interaxo Capture-appen. Hvordan skjemaet er bygget opp – plassering, bilder og videoer, felter, oppfølgingsfelter og detaljsiden – er felles for alle registreringstyper, og beskrives i Registreringstyper og hvordan de er bygget opp (åpnes i egen fane).

Følgende blir gått igjennom:

1.0 Hva er en oppgave

2.0 Opprette en oppgave

3.0 Fylle ut oppgaven

4.0 Finne igjen og redigere en oppgave

5.0 Følge opp og lukke en oppgave

6.0 Typiske måter å bruke oppgave på

1.0 Hva er en oppgave

Oppgave brukes til å tildele og følge opp konkrete arbeidsoppgaver, uavhengig av om de oppstår fra en observasjon, et avvik eller planlagt arbeid som må gjøres. Der et avvik dokumenterer at noe er galt, sikrer oppgaven at et konkret stykke arbeid faktisk blir utført: noen får ansvar, en frist settes, og steget viser alltid hvor arbeidet står. Det gir sporbarhet fra tildelt oppgave til utført arbeid.

Oppgave har oppfølgingsfeltene Steg, Ansvarlig, Frist og Fullført. Se Oppfølgingsfelter (åpnes i egen fane).

2.0 Opprette en oppgave

En oppgave kan opprettes på to måter i appen:

Direkte fra modell, kart eller kamera:

1. Åpne appen og velg ønsket arbeidsmodus.
2. Trykk på menyen Registreringstype nederst til venstre på arbeidssiden, og velg Oppgave. Valget huskes til du bytter registreringstype.
3. Trykk på ønsket punkt i modellen eller kartet, eller ta bilde.
4. Trykk + Opprett.
5. Fyll ut skjemaet (se 3.0) og trykk Opprett.

Fra en inspeksjon:

Opprett en registrering av typen Oppgave i inspeksjonen, og knytt den til et sjekkpunkt. Skjemaet er det samme, men har i tillegg det obligatoriske feltet Sjekkpunkt. Se Hvordan arbeide og følge opp inspeksjoner (åpnes i egen fane).

3.0 Fylle ut oppgaven

Skjemaet fylles ut fra topp til bunn. Rekkefølgen kan variere litt etter hvor du startet. Hvordan hver del fungerer, er beskrevet i Skjemaet for en registrering (åpnes i egen fane).
 

1. Plassering – Trykk + Legg til plassering og velg punkt i modellen eller kartet, hvis du ikke allerede har valgt det. Se Plassering.
2. Bilder og videoer – Trykk + under Bilder og videoer, og ta nye eller velg eksisterende. Se Bilder og videoer.
3. Felter – Fyll ut tittel, beskrivelse og andre felter prosjektet har satt opp. Tittelen genereres ikke automatisk. Se Vanlige felter.
4. Ansvarlig og Frist – Velg hvem som skal utføre oppgaven, og når den skal være utført. Se Ansvarlig og Frist.
5. Opprett – Når alle obligatoriske felter er fylt ut, blir knappen Opprett aktiv. Kontroller at informasjonen stemmer, og trykk på knappen.

En ny oppgave starter i det første steget i arbeidsflyten. Den eller de som er valgt som ansvarlig, varsles på e-post.

Merk: Hvilke felter som vises, hva de heter, og hvilke som må fylles ut for at du skal kunne opprette oppgaven, bestemmes av hvordan prosjektet er satt opp. Obligatoriske felter er tydelig markert.

4.0 Finne igjen og redigere en oppgave

Du kan åpne en eksisterende oppgave på to måter:

• Via markør i modell eller kart – Trykk på markøren, og velg oppgaven i listen som dukker opp nederst. Tallet på markøren viser hvor mange registreringer som ligger på samme punkt.
• Via Oversikt – Trykk på listeikonet øverst til høyre på arbeidssiden. Under fanen Registreringer finner du alle oppgaver, både frittstående og de som er opprettet fra en inspeksjon.
   

Gjør endringene, og trykk Lagre. Står oppgaven i et låst steg, kan feltene ikke endres.

Er oppgaven opprettet fra en inspeksjon, vises et kort øverst med hvilken inspeksjon den hører til. Trykk på pilen for å gå direkte dit.

Når du åpner en oppgave, ser du også fanene Vedlegg og Logg. Se Detaljsiden: Egenskaper, Vedlegg og Logg og Lagre, endre og forkaste (åpnes i egen fane).

5.0 Følge opp og lukke en oppgave

En oppgave følges typisk opp slik:

1. Den ansvarlige får e-post når oppgaven tildeles, og kan åpne den direkte i appen fra lenken i e-posten. Påminnelse kommer når fristen nærmer seg, og varsel når den er passert.
2. Når arbeidet er gjort, setter den ansvarlige Fullført. Det bekrefter at arbeidet er gjort, og styrer varslene, men endrer ikke steget.
3. For å ferdigstille eller lukke oppgaven endrer du Steg, for eksempel til ferdig eller lukket. Hvilke steg du kan velge, avhenger av arbeidsflyten prosjektet har satt opp.

Mer om hvordan feltene virker, finner du i Oppfølgingsfelter: Steg, Ansvarlig, Frist og Fullført (åpnes i egen fane).

6.0 Typiske måter å bruke oppgave på

• Tildele konkrete arbeidsoppgaver som oppstår under en befaring, inspeksjon eller dokumentasjon.
• Følge opp handlinger og tiltak med ansvarlig og frist, uavhengig av om de er knyttet til et avvik eller ikke.
• Dokumentere at en oppgave er utført, og lukke den med full sporbarhet.
• Opprette oppgaven direkte fra en inspeksjon, koblet til riktig sjekkpunkt.

Se også: (åpnes i egen fane)

• Registreringstyper og hvordan de er bygget opp
• Hvordan arbeide med dokumentasjon
• Hvordan arbeide og følge opp avvik
• Hvordan arbeide og følge opp inspeksjoner
• Hvordan bruke koblede registreringer
• Oversikt over registreringer og inspeksjoner