Den här guiden ger en gemensam introduktion till registreringar i Interaxo Capture-appen. Det som beskrivs här gäller för alla typer av registreringar. Guiderna för varje enskild process beskriver sedan arbetsflödet för just den processen.

Följande gås igenom:

1.0 Registreringstyper och arbetsflöden

1.1 Enskilda registreringar

1.2 Inspektion

1.3 Översikt över typerna

2.0 Formuläret för en registrering

2.1 Placering

2.2 Bilder och videor

2.3 Vanliga fält

3.0 Uppföljningsfält: Steg, Ansvarig, Deadline och Slutförd

3.1 Steg

3.2 Ansvarig

3.3 Deadline

3.4 Slutförd

4.0 Formuläret för en inspektion

5.0 Detaljsidan: Egenskaper, Bilagor och Logg

5.1 Egenskaper

5.2 Bilagor

5.3 Logg

6.0 Spara, ändra och förkasta

1.0 Registreringstyper och arbetsflöden

En registrering är allt du dokumenterar eller följer upp i Capture-appen. Det finns två huvudformer:

• Enskilda registreringar – En observation, ett fynd eller en uppgift, till exempel en dokumentation, en anmärkning eller en uppgift.
• Inspektioner – En ostrukturerad genomgång med kontrollpunkter, där du samlar flera registreringar och avslutar med en rapport.

Du väljer typ i menyn Registreringstyp längst ner till vänster på arbetssidan. Se Huvudnavigering (öppnas i ny flik).

Obs! Vilka registreringstyper som är tillgängliga, och vad de heter, bestäms av hur projektet är uppsatt. Namnen i den här guiden är standardnamnen.

1.1 Enskilda registreringar

• Dokumentation – Används för att visa och beskriva kvalitet, säkerhet och framdrift: vad som är gjort, använt, inte gjort eller planerat. Dokumentation har bara vanliga fält, till exempel titel, beskrivning och kategori, och ingen uppföljning med ansvarig och deadline.
   
• Anmärkning – Används för att fånga upp och följa upp förhållanden som avviker från krav eller förväntad standard, till exempel skador, brister, arbetsmiljöförhållanden eller kvalitetsavvikelser. Någon får ansvar, en deadline sätts, och steget visar var ärendet står.
   
• Uppgift – Används för att tilldela och följa upp arbete som ska utföras. Precis som en anmärkning har uppgiften ansvarig, deadline och steg.

1.2 Inspektion

En inspektion används för en friare besiktning eller genomgång av kontrollpunkter, där syftet är kontroll över större områden eller över flera teman – till exempel en skyddsrond eller en överlämning. Du går igenom kontrollpunkterna i den ordning som passar, och registrerar det du hittar under tiden. En inspektion består av:

• Egenskaper – Vem, när och var.
• Kontrollpunkter – Listan över det som ska gås igenom.
• Registreringar – Dokumentation, anmärkningar och uppgifter som uppstår under tiden. Dessa är vanliga registreringar, men kopplade till inspektionen och en kontrollpunkt.
• Rapport – Inspektionen genereras som en rapport som kan signeras.

Registreringar som skapas i en inspektion behåller kopplingen till den. Anmärkningar och uppgifter kan därför följas upp på samma sätt som enskilda registreringar, samtidigt som det framgår i vilket sammanhang de upptäcktes.

1.3 Översikt över typerna

2.0 Formuläret för en registrering

Dokumentation, anmärkning och uppgift använder samma formulär. Överst anger du placering och lägger till bilder och videor. Därunder följer fälten från mallen.

Du kan starta en ny registrering från modell, karta, kamera eller video. Ordningen du fyller i varierar lite beroende på var du startade, men formuläret är detsamma.
 

2.1 Placering

Placering kopplar registreringen till en bestämd plats i projektet. Du kan ange placering på två sätt:

• Trycka direkt i modellen eller kartan innan du skapar registreringen. Det går snabbast när du redan står i modell- eller kartvyn.
• Trycka + Lägg till placering i formuläret, och sedan välja en punkt i modellen eller på kartan.

Vad som sparas beror på var du placerar:

• I modellen – objektinformation, plats, våning och rum hämtas automatiskt.
• På kartan – koordinater och adress sparas automatiskt. På kartan kan du också söka efter en adress.

Placeringen visas som ett kort överst i formuläret. Tryck på kortet för att ändra placeringen senare.
 

Obs! En registrering som är kopplad till en modellreferens kan inte bytas till kartreferens, och omvänt. Kopplingen anges när registreringen skapas.

2.2 Bilder och videor

1. Tryck på + under Bilder och videor.
2. Ta en eller flera bilder eller videor med kameran (växla mellan Bild och Video längst ner i kameravyn), eller välj befintliga bilder från bildbiblioteket.
3. Gå igenom bilderna och videorna, och bekräfta.

Du kan lägga till flera bilder och videor på samma registrering, även efter att den har skapats.
 

Tips: Ta tydliga bilder som visar observationen väl. Tänk på att den som inte var på plats ska förstå situationen utifrån bilderna och beskrivningen.

2.3 Vanliga fält

Under bilder och videor följer fälten från mallen. De vanligaste är Titel och Beskrivning, men mallen kan också ha egna fält som gör det enklare att söka, filtrera och följa upp registreringen i efterhand. Fälten kan vara:

• Textfält – fritext.
• Nummerfält – siffror.
• Listfält – välj ett eller flera värden från en lista.
• Datumfält – välj datum.
• Personfält – välj en eller flera personer eller grupper.

Fält markerade som Obligatoriskt måste fyllas i innan du kan skapa eller spara registreringen.

Vanliga fält sparar information, men utlöser inga aviseringar eller någon uppföljning. Ett datumfält är därför inte detsamma som en deadline, och ett personfält är inte detsamma som ansvarig. Ett exempel är Deltagare på en inspektion, där du väljer vilka projektdeltagare som var med, utan att de får ansvar eller aviseringar.
 

Obs! Vilka fält som visas, vad de heter och vilka som är obligatoriska bestäms av hur projektet är uppsatt. Detta kan därför variera från projekt till projekt.

3.0 Uppföljningsfält: Steg, Ansvarig, Deadline och Slutförd

Vissa fält gör mer än att spara information. De styr vem som får ansvar, när något ska vara klart, om registreringen kan ändras och vem som aviseras. Alla fyra finns på anmärkningar och uppgifter. Inspektioner har Steg. Se tabellen i 1.3 Översikt över typerna.

3.1 Steg

Steg visar var registreringen står i arbetsflödet, till exempel öppen, klar eller stängd. Stegen och deras namn är uppsatta i projektets mall.

• En ny registrering startar i det första steget i arbetsflödet.
• På en befintlig registrering kan du bara välja de steg som arbetsflödet tillåter från det steg den står i nu.
• Steget styr om registreringen är öppen för redigering. Står den i ett låst steg visas en låsikon, och fält, placering och bilder kan inte ändras.
• Har processen bara ett steg, till exempel dokumentation, visas inte fältet.

3.2 Ansvarig

Ansvarig är den person eller grupp som ska följa upp registreringen. Du kan välja en eller flera personer eller grupper.

• Den eller de som tilldelas aviseras automatiskt via e-post.
• Länken i e-postmeddelandet kan öppnas i mobilen och tar dig direkt till registreringen i Capture-appen.
• Väljs en grupp aviseras alla i gruppen.

3.3 Deadline

Deadline är datumet då registreringen ska vara uppföljd. Tillsammans med Ansvarig gör deadline det tydligt vem som ska göra vad, och när.

• Den ansvarige får en påminnelse närdeadlinen närmar sig.
• Den ansvarige får också en avisering när deadlinen har passerat.

3.4 Slutförd

Slutförd är en ja/nej-bekräftelse på att arbetet är utfört.

• Slutförd bekräftar bara att arbetet är utfört, och styr aviseringarna för registreringen.
• Slutförd ändrar inte steget. För att slutföra eller stänga registreringen ändrar du Steg, till exempel till klar eller stängd.

Obs! Slutförd och Steg har olika roller. Slutförd anger att arbetet är utfört. Steg anger var registreringen står, och om den kan ändras.

4.0 Formuläret för en inspektion

En inspektion har ett eget formulär, eftersom den samlar flera saker. Formuläret består av:

• Egenskaper – fälten för inspektionen och Steg. I standardmallen är detta bland annat titel, Datum för när inspektionen genomfördes, och Deltagare, där du väljer vilka projektdeltagare som var med. Datum och Deltagare är vanliga fält (se 2.3), inte deadlinen  och ansvarig.
• Kontrollpunkter – listan över det som ska gås igenom, med framdrift («X av Y kontrollpunkter»).
• Registreringar – dokumentation, anmärkningar och uppgifter du lägger till i inspektionen. De använder samma formulär som beskrivs i 2.0, med ett extra obligatoriskt fält: Kontrollpunkt, där du väljer vilken kontrollpunkt registreringen hör till.

Registreringarna sparas tillsammans med inspektionen när du trycker på Spara och stäng. Från inspektionen kan du också generera och signera rapporten.

Hela arbetsflödet för inspektioner beskrivs i Hur du arbetar med och följer upp inspektioner (öppnas i ny flik).

5.0 Detaljsidan: Egenskaper, Bilagor och Logg

När du öppnar en registrering eller inspektion som redan har skapats visas detaljsidan med tre flikar överst. Flikarna visas inte medan du skapar en ny registrering.
 

5.1 Egenskaper

Egenskaper är formuläret med placering, bilder och videor och alla fält. Det är här du ändrar innehållet i registreringen. För en inspektion visar fliken egenskaper, kontrollpunkter och registreringar.

5.2 Bilagor

Bilagor visar de filer som är kopplade till registreringen, och antalet visas på fliken.

• Här visas andra filer än bilder och videor, till exempel PDF- och Office-filer. För inspektioner visas även genererade rapporter. Bilder och videor finns under Egenskaper.
• Tryck på en fil för att öppna den i appen. PDF-filer och Office-filer kan visas direkt.
• Har registreringen inga filer visas Inga bilagor.

Obs! Filer läggs till och hanteras på webben. I appen kan du se filerna, men inte ladda upp, ladda ner eller radera dem.

Obs! PDF- och Office-filer är bara tillgängliga offline om du har öppnat dem medan du var online. Annars visas ett meddelande om att filen bara är tillgänglig online.

5.3 Logg

Logg visar registreringens historik, med den senaste händelsen överst: vem som gjorde vad, och när. Loggen visar bland annat när registreringen skapades, vilka fält som har ändrats (från och till), ändringar av steg, och filer som har lagts till.

• Loggen är skrivskyddad och kan inte ändras.
• Loggen kräver internetanslutning. Offline visas ett meddelande om att den bara är tillgänglig online.
• En registrering som ännu inte har synkroniserats har ingen logg förrän den har laddats upp.

Obs! Tidpunkten i loggen är när ändringen nådde servern. Ändringar du gör offline får tidpunkten för när de synkroniserades.

6.0 Spara, ändra och förkasta

Skapa: När alla obligatoriska fält är ifyllda blir knappen Skapa aktiv. Tryck på den för att spara registreringen. Den visas då som en markör i modellen eller på kartan, och i Översikt.

Öppna och ändra: Du kan öppna en befintlig registrering på två sätt:

• Via markör i modell eller karta – tryck på markören och välj registreringen i listan som visas. Siffran på markören visar hur många registreringar som finns på samma punkt.
• Via Översikt – tryck på listikonen överst till höger på arbetssidan. Inspektioner öppnas alltid härifrån, under fliken Inspektioner.

Gör ändringarna och tryck på Spara. För en inspektion trycker du på Spara och stäng.

Förkasta ändringar: Om du går tillbaka med tillbakaknappen överst utan att spara får du en fråga om du vill förkasta ändringarna. Välj Förkasta för att gå ut utan att spara, eller Avbryt för att fortsätta.

Registreringar från en inspektion: Har registreringen skapats från en inspektion visas ett kort överst som visar vilken inspektion den hör till. Tryck på kortet för att gå direkt dit.

Obs! Registreringar du skapar eller ändrar offline markeras som inte synkroniserade och laddas upp när du är online igen. Se Synkronisering och offlineanvändning (öppnas i ny flik).

Se även: (öppnas i ny flik)

• Hur du arbetar med dokumentation
• Hur du arbetar med och följer upp anmärkningar
• Hur du arbetar med och följer upp uppgifter
• Hur du arbetar med och följer upp inspektioner
• Hur du använder kopplade registreringar
• Registreringslistan